Пособие предназначено для обучения секретарей-референтов, в помощь руководителям служб делопроизводства, а также для студентов, изучающих делопроизводство и менеджмент. Содержание icon

Пособие предназначено для обучения секретарей-референтов, в помощь руководителям служб делопроизводства, а также для студентов, изучающих делопроизводство и менеджмент. Содержание



Смотрите также:
1   ...   5   6   7   8   9   10   11   12   13

Приложение 6.1

^ Образец оформления устава

(угловое расположение реквизитов)



#G0_______________________

^ Место регистрации



УТВЕРЖДАЮ

________________________

Должность

________ Инициалы, фамилия

Подпись

Дата



УСТАВ

______________________________________________

Наименование предприятия


Юридический адрес: ____________________________

_______________________________________________


1. Общие положения

2. Предмет и цели деятельности, права

3. Органы управления и контроля, их компетенция

4. Порядок распределения прибыли и формирования фондов

5. Гарантии работникам предприятия

6. Условия реорганизации и ликвидации



Должность руководителя

Подпись

Инициалы, фамилия


Примечание: разделы устава могут быть дополнены.


Приложение 6.2

^ Образец оформления положения

(угловое расположение реквизитов)



#G0 Герб РФ


Наименование организации







Наименование структурного

подразделения



УТВЕРЖДАЮ

________________________

Должность

________Инициалы, фамилия

^ Подпись

Дата



ПОЛОЖЕНИЕ


_________ № ____________

Дата







1. Общие положения

2. Цели и задачи

3. Функции

4. Права и ответственность

5. Взаимоотношения с другими структурными подразделениями


Должность руководителя

Подпись

Инициалы, фамилия



Приложение 6.3


Образец оформления постановления

(с угловым расположением реквизитов)



#G0 Герб РФ


Наименование организации


ПОСТАНОВЛЕНИЕ


От ___________ № ____________

_____________________________

^ Место издания документа


Заголовок к тексту постановления







Текст


[Констатирующая часть

Вступление (указывают причину издания документа)

Доказательство (излагают основные факты)

Заключение (отмечают цель издания постановления)


Постановляющая часть

(состоит из пунктов, при необходимости из подпунктов)

1. Действие, которое необходимо предпринять

2. Срок исполнения

3. Ответственные за исполнение (фамилия, инициалы должностного лица, на которое возложен контроль за исполнением)]


Должность руководителя



Подпись

Инициалы, фамилия

^ Визы должностных лиц

(включая исполнителя, юридические службы,

финансовые органы и т.д.)



Приложение 6.4


Образец оформления постановления

(с продольным расположением реквизитов)



#G0Герб РФ


Наименование организации


ПОСТАНОВЛЕНИЕ


___________________

Дата



_______________________________

^ Регистрационный номер документа


___________________________________

Место издания документа


Заголовок к тексту постановления


Текст


[Повторение констатирующей и постановляющей частей (см. #M12293 0 941850042 2028685173 82 79 398143096 3675456991 3277815455 13 509094678прилож. 6.3#S).]



Должность руководителя



Подпись

Инициалы, фамилия

Визы должностных лиц

(включая исполнителя, юридические службы,

финансовые органы и т.д.)





Приложение 6.5


Образец выписки из постановления

(с угловым расположением реквизитов)



#G0Наименование организации


^ ВЫПИСКА ИЗ ПОСТАНОВЛЕНИЯ


От _________ № ________


______________________

Место издания


Заголовок постановления







Текст


[Повторение всей констатирующей части документа (см. #M12293 0 941850042 2028685173 82 79 398143096 3675456991 3277815455 13 509094678прилож. 6.3#S) с выпиской нужного пункта]



Должность руководителя



Подпись

Инициалы, фамилия

Верно:


Должность работника, подготовившего выписку из постановления





Подпись



Инициалы, фамилия

Дата

Печать







Приложение 6.6

Образец оформления распоряжения

(с угловым расположением реквизитов)



#G0Герб РФ


^ Наименование министерства

(если государственное предприятие)


Наименование организации


РАСПОРЯЖЕНИЕ


_________ № _______________________

^ Дата Регистрационный номер


Заголовок к тексту распоряжения







Текст


[Констатирующая часть

Вступление (указывают причину издания документа)

Доказательство (излагают основные факты)

Заключение (отмечают цель издания постановления)


Распорядительная часть

(состоит из пунктов, при необходимости из подпунктов)

1. Действие, которое необходимо предпринять

1.1. |

1.2. | Конкретные поручения

и т.д. |

2. Срок исполнения

3. Ответственные за исполнение (фамилия, инициалы должностного лица, на которое возложен контроль за исполнением)]



Должность руководителя

Визы должностных лиц

Подпись

Инициалы, фамилия



Приложение 6.7


Образец оформления распоряжения

(с продольным расположением реквизитов)



#G0Герб РФ


Наименование организации


РАСПОРЯЖЕНИЕ


_____________________

Дата




________________________________

Регистрационный номер документа

________________________________

Место издания документа


^ Заголовок к тексту распоряжения


Текст


[Повторение констатирующей и распорядительной частей (см. #M12293 0 941850042 2028685173 82 82 398143096 3675456991 2245068911 13 509094678прилож. 6.6#S)]



Должность руководителя

Визы должностных лиц

Подпись

Инициалы, фамилия



Приложение 6.8


Образец выписки из распоряжения

(с угловым расположением реквизитов)



#G0Наименование организации


^ ВЫПИСКА ИЗ РАСПОРЯЖЕНИЯ


От _________ № ________


_______________________

Место издания


Заголовок распоряжения








Текст


[Повторение всей констатирующей части документа с выпиской нужного пункта]



Должность руководителя

Подпись

Инициалы, фамилия

Верно:


Должность работника,

подготовившего выписку

из распоряжения





Подпись



Инициалы, фамилия

Дата

Печать







Приложение 6.9


Образец оформления приказа

(с продольным расположением реквизитов)



#G0^ Герб РФ, герб республики

(если государственное предприятие)


Наименование министерства

(если государственное предприятие)


Наименование организации


ПРИКАЗ


от ________________

Дата




№ _____________

_____________________________

^ Место издания документа


Заголовок к тексту приказа


Текст


[Констатирующая часть

Отделяется от распорядительной части словом


ПРИКАЗЫВАЮ:


Распорядительная часть

(состоит из пунктов, при необходимости из подпунктов)


1. Действие, которое необходимо предпринять

1.1. |

1.2. | Конкретные поручения

и т.д. |


2. Ответственные за исполнение (фамилия, инициалы должностного лица, на которое возложен контроль за исполнением).]



Должность руководителя

^ Визы должностных лиц

Подпись

Инициалы, фамилия



Приложение 6.10


Образец оформления приказа

(с угловым расположением реквизитов)



#G0Герб РФ


Наименование организации


ПРИКАЗ


от _________ № ________

Дата

_______________________

Место издания документа


О внесении изменений

в должностную инструкцию


_______________________

Наименование категории

работников отдела






В связи с ___________________________________________________

Основание

_____________________________________________________________

_____________________________________________________________

_____________________________________________________________


ПРИКАЗЫВАЮ:

Внести в должностную инструкцию ______________________________

_____________________________________________________________

(Наименование категории работников отдела)

следующие изменения:

1. _________________________________________________________

2. _________________________________________________________

3. _________________________________________________________


Должность руководителя

Визы согласования

Подпись

Инициалы, фамилия



Приложение 6.11

Образец оформления протокола

(с продольным расположением реквизитов)


#G0^ Герб РФ

Наименование организации


ПРОТОКОЛ


_______________

Дата



№ _____

________________________________

^ Место издания


Заголовок:

Заседания комиссии по...


Председатель

- Смирнов С.С.

Секретарь

- Антонова М.И.

Присутствовали:

30 человек (список прилагается) (если до 15 человек, то в протоколе указываются фамилии с инициалами в алфавитном порядке через запятую)



^ ПОВЕСТКА ДНЯ:


1. О порядке подготовки к конференции.

Доклад заведующего...

2. О...


1. СЛУШАЛИ:

Соколову А.И. - текст доклада прилагается.


ВЫСТУПИЛИ:

Иванов М.И. - краткая запись выступления (от третьего лица)


ПОСТАНОВИЛИ:

1.1. Одобрить...

1.2....


2. СЛУШАЛИ:

ВЫСТУПИЛИ:

ПОСТАНОВИЛИ:


Председатель

Подпись

С.С.Смирнов

Секретарь

Подпись

М.А.Антонова



Приложение 6.12


Образец оформления справки


#G0Наименование организации



Адрес организации,

которой направляется

справка



СПРАВКА


________ № ___________

Дата


_______________________

Место издания


__________________________________________________________

Ф.И.О. полностью

работает в должности ________________________________________.


Ее месячный оклад _______________________________________ руб.


Должность руководителя

Подпись

Инициалы, фамилия


Наименование организации

Адрес организации,

которой направляется

справка


СПРАВКА


________ N ___________

Дата


_______________________

Место издания


__________________________________________________________

^ Ф.И.О. полностью

работает в должности ________________________________________.


Ее месячный оклад ______________________________________ руб.


Дожность руководителя Подпись Инициалы, фамилия


Приложение 6.13


^ Образец оформления докладной записки



#G0Наименование организации


^ ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА


_____________ № ________

Дата

________________________

Место издания




Адресат

Текст


(Содержит обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя).



Должность руководителя

Подпись

Инициалы, фамилия



Приложение 6.14

Образец оформления объяснительной записки



#G0Подразделение, отдел



Руководителю организации

отдела, подразделения

Фамилия, инициалы

^ ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА


_________ №____________

Дата


Заголовок ("О" или "Об")







Текст


(Содержит объяснение причины невыполнения какого-либо распоряжения, приказа, устного указания).


Должность руководителя

Подпись

Инициалы, фамилия



Приложение 6.15

Образец оформления акта



#G0Герб РФ

Наименование организации


АКТ


___________ № __________

Дата

_______________________

Место издания




1. УТВЕРЖДЕНО

Приказ руководителя

от _________ № _________

Дата

или

2. УТВЕРЖДАЮ

Должность ______________

_________ Инициалы, фамилия

Подпись

Дата

(Например, "Об уничтожении...")

Заголовок акта






Основание: приказ руководителя _________________________________________

______________________________________ от ___________ № ________________

"______________________________________________________________________"

Составлен комиссией: ____________________________________________________


Председатель: __________________________________________________________

Должность, фамилия, инициалы

Члены комиссии: 1. ______________________________________________________

^ Должность, фамилия, инициалы

2. ______________________________________________________

Должность, фамилия, инициалы

______________________________________________________________________

______________________________________________________________________

______________________________________________________________________

Текст


Составлен в 3-х экземплярах:

1-й экземпляр:

2-й экземпляр:

3-й экземпляр:


Председатель комиссии

Подпись

Инициалы, фамилия

Члены комиссии

Подпись

Инициалы, фамилия



Приложение 6.16


Образец оформления телеграммы


#G0(Оставлять место для

штампа организации)











Адресат



Целях реализации государственной программы улучшения лекарственного обеспечения зпт развития фармацевтической промышленности 1999 - 2000 годах Администрация Новосибирской области просит сообщить основные показатели указанной программы территории зпт в том числе предусмотренные строительству объектов зпт объемы финансирования из республиканского бюджета тчк Должность и фамилия


____________________________________________________________

Полный адрес отправителя


Должность руководителя

Печать



Подпись

Инициалы, фамилия

Дата

Фамилия исполнителя

и его телефон


Исх. № ____ от _________







Приложение 6.17


Образец оформления служебного письма

(с продольным расположением реквизитов)


#G0^ Герб РФ


Наименование организации


_______________________________________________________________

Справочные данные организации


_________ № ____________

Дата

На № ________ от ____________




Адресат

Заголовок письма

(начинается с предлогов

"О" или "Об")


Текст


Должность руководителя



Подпись

Инициалы, фамилия

Фамилия исполнителя

и номер его телефона

(или Ф.И.О. исполнителя

и номер его телефона)






Примечание. Если письмо на формате А4 - обязателен заголовок, если на формате А5 - заголовок не обязателен.


Приложение 6.18


Образец оформления плана


#G0



УТВЕРЖДАЮ

_______________________

Должность

_________ Инициалы, фамилия

Подпись

__________________

Дата


ПЛАН


________________________________________________________________

Чего


1. Провести совещание рабочей группы.

Срок 12.01.2000

Отв. Круглов И.И.

2.


3.


и т.д.


Должность

Подпись

Инициалы, фамилия



Приложение 6.19

Образец табличной формы плана

(угловое расположение реквизитов)



#G0



1. УТВЕРЖДАЮ


______________________________

Должность

____________ Инициалы, фамилия

Подпись

__________________

Дата

или

2. УТВЕРЖДЕН


Приказом __________ № ________

Дата



ПЛАН

_____________________________________________________________

Чего


№ п/п

Наименование

Срок исполнения

Ответственный за исполнение











Должность


Подпись


Инициалы, фамилия



#G0#M12291 941850031Тема 7. Номенклатура дел. Подготовка документов для хранения в архиве

#G0

1. Общие положения


Номенклатура дел - это утвержденный систематизированный перечень дел, заводимых в учреждении, с указанием сроков их хранения в установленном порядке. Номенклатура дел используется как схема распределения и группировки исполненных документов в дела (схема классификации), указатель индексации документов и дел, сроков их хранения, а также как схема построения справочной картотеки не исполненных документов. Кроме того, она является учетным документом в делопроизводстве и архиве учреждения для дел временного (до 10 лет включительно) хранения.


Номенклатура дел необходима для быстрого поиска документов по их содержанию и видам. От того, насколько качественно она составлена, зависят оперативность работы с документами и их сохранность. Наличие номенклатуры дел в каждом учреждении, организации, предприятии обязательно.


Основные положения по составлению номенклатуры дел изложены в Единой государственной системе делопроизводства (ЕГСД).


Номенклатура дел может быть конкретной, примерной и типовой. Кроме того, различают номенклатуры дел структурного подразделения и учреждения.


Конкретная номенклатура отражает документы одного конкретного учреждения или структурного подразделения.


Примерные и типовые номенклатуры дел отражают документы определенной категории учреждений с однотипным характером деятельности и составом документации. Кроме того, типовая номенклатуры устанавливает единую индексацию дел для соответствующих учреждений системы (ведомства) и является обязательной. Примерная номенклатура дел является рекомендательной.


Составлению номенклатур дел в организации предшествует подготовительная работа, цель которой - обеспечить учет дел, заводимых в делопроизводстве, их соответствие видам и содержанию откладываемых документов, правильную их классификацию в соответствии с участками работы и вопросами деятельности организации.


Работа по составлению номенклатур дел как структурных подразделений, так и учреждения в целом координируется делопроизводственной службой и, как правило, включает изучение их организационной структуры и направлений, а также комплекса документов, на основании которых будут формулироваться наименования дел и определяться принципы их формирования. В номенклатуры дел включаются заголовки дел для группировки документов с грифом "Для служебного пользования", справочные картотеки.


Утвержденные экземпляры номенклатур дел являются документами постоянного хранения и включаются в состав дел службы делопроизводства организации. Если такая служба отсутствует, они включаются в состав дел секретаря-референта.


После утверждения номенклатуры дел структурные подразделения и общественные организации получают выписки из соответствующих ее разделов для использования в работе.


Номенклатура дел учреждения, не передающего документы на государственное хранение, одобренная экспертной комиссией (ЭК), ежегодно утверждается ее руководителем. Первый экземпляр номенклатуры хранится не менее 10 лет.


Номенклатура дел в структурных подразделениях составляется для обеспечения порядка формирования и учета дел в делопроизводстве подразделений. Сводная номенклатура дел составляется на основании номенклатур дел структурных подразделений.


Номенклатура дел учреждения печатается в нескольких экземплярах. Первый экземпляр хранится в службе делопроизводства, второй - используется этой службой в качестве рабочего экземпляра, третий - находится в ведомственном архиве (у лица, ответственного за архив) в качестве учетного документа, четвертый - в государственном архиве, в который передаются документы данного учреждения.


Номенклатура дел учреждения пересматривается не реже одного раза в пять лет. В случае коренного изменения функций и структуры учреждения она составляется, согласовывается и утверждается заново.


Согласованная с соответствующим учреждением государственной архивной службы номенклатура дел учреждения в конце каждого года уточняется, утверждается руководителем организации и вводится в действие с 1 января нового календарного года. В течение года в утвержденную номенклатуру дел вносятся сведения о заведении дел, о включении новых дел и т.д. Образец оформления номенклатуры дел представлен в #M12293 0 941850022 2028685173 83 77 398143096 3675456991 1886457403 321 2294407021прилож. 7.1#S.


#G02. Формирование дел


Формирование дел - это отнесение документов к определенному делу и систематизация документов внутри него. Дело - совокупность документов (или документ), относящихся к одному вопросу или участку деятельности и помещенных в отдельную обложку.


Формирование дел должно отвечать следующим основным требованиям: оперативность обработки и поиска документов; надежность документационного обслуживания; сохранность документов. В дело помещают только исполненные документы (подлинники или заверенные копии), оформленные в соответствии с требованиями ГОСТов и ЕГСД. Документы, не соответствующие заголовку дела, неправильно оформленные (возвращаются исполнителю для доработки), подлежащие возврату, черновики, варианты, размноженные копии в дело не помещают.


Дела формируются централизованно (в канцелярии) и децентрализованно (в структурных подразделениях). При составлении сводной номенклатуры дел каждому структурному подразделению присваивается индекс. Например, приемная отдела воспитательной работы и социальной защиты Комитета по начальному профессиональному образованию - индекс 03, отдел стратегии и развития профобразования Комитета - 02, бухгалтерия - 04 и т.д. Контроль за формированием дел в структурных подразделениях осуществляет заведующий архивом учреждения или лицо, ответственное за архив.


Документы постоянного и временного хранения группируют в отдельные дела (отдельно оригиналы и копии, годовые, квартальные, месячные планы и отчеты т.д.). В исключительных случаях документы постоянного и временного хранения, связанные с рассмотрением одного вопроса, группируют в одном деле - регистраторе или скоросшивателе. После завершения рассмотрения этих документов, принятия решения и закрытия дела документы постоянного хранения изымаются и переносятся в дело постоянного хранения. Если разделение дела на два предусмотрено номенклатурой, об этом делается запись в графе номенклатуры "Примечание".


В дела группируют документы одного делопроизводственного года. Исключения составляют переходящие и судебные дела; личные дела, которые формируются в течение всего периода работы данного лица в учерждении; учебная документация, создающаяся в учебных учреждениях (формируется за учебный год).


В деле должно содержаться не более 250 листов при толщине 30-40 мм. При большом количестве документов из них формируют самостоятельные дела по хронологии или узким вопросам. Например: дело "Переписка о поставке металла" можно разделить на три: "Переписка о поставке литья", "Переписка о поставке проката", "Переписка о поставке арматуры и проволоки".


Документы к заседаниям, сгруппированные в отдельное дело, систематизируют по номерам протоколов заседаний. Внутри группы документов, относящихся к одному протоколу, их располагают в последовательности решения вопросов; в группе документов по одному вопросу первым подшивается инициативный, а затем другие документы.


Поручения вышестоящих органов группируют в дела по направлениям деятельности учреждения. Документы внутри дела располагают в хронологической последовательности.


Документы в личных делах размещают в следующей последовательности: внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле; заявление о приеме на работу, направление или представление; анкета, листок по учету кадров; автобиография, документы об образовании, выписка из приказов о назначении, перемещении, увольнении (копии записок о приеме на работу, переводе, увольнении); дополнение к личному листку по учету кадров; дополнение к личному листку по учету поощрений. Справки с места жительства, о состоянии здоровья и другие документы второстепенного значения группируются отдельно от личных дел. В пределах этих групп документы располагают по хронологии. Копии приказов о наложении взысканий, о поощрениях, изменении фамилии и т.д. в связи с внесением этих записей в дополнение к личному листку по учету кадров в личное дело не помещают.


#G03. Подготовка документов к последующему хранению и использованию


Завершающим этапом процесса делопроизводства является подготовка исполненных документов к хранению и использованию. Основная цель упорядочения и хранения исполненных документов - создание условий для их использования в справочной работе учреждений и пополнение Государственного архивного фонда РФ.


Подготовка исполненных документов к хранению и использованию включает:


- экспертизу (оценку) научной и практической ценности документов;


- оформление дел;


- описание документов постоянного и долговременного хранения;


- обеспечение их сохранности;


- передачу дел в архив учреждения, т.е. в ведомственный архив. (Ведомственным называется архив, находящийся в непосредственном подчинении соответствующей организации, не входящей в систему государственной архивной службы, или являющийся структурным подразделением организации.) Ведомственный архив осуществляет хранение документов организаций и предприятий до передачи их на государственное хранение.


Экспертиза ценности документов в делопроизводстве проводится при составлении номенклатуры дел, их формировании. Для организации и проведения экспертизы ценности документов, отбора и подготовки их для передачи на государственное хранение, а также для контроля за правильностью отнесения документов к различным делам и оказания методической помощи в проведении экспертизы ценности документа создаются постоянно действующие экспертные комиссии (ЭПК). Разрабатывается положение, в котором определяются ее функции, права и порядок работы.


На экспертные комиссии кроме организации ежегодного отбора документов на хранение возлагается: рассмотрение годовых разделов дела постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения, в том числе и по личному составу, актов о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих дальнейшему хранению, о неисправимом повреждении документов постоянного хранения и о необнаружении дел, подлежащих передаче на государственное хранение; вопросов о приеме на ведомственное хранение документов личного происхождения; подготовка и внесение на рассмотрение ЭПК предложений об установлении и изменении сроков хранения документов; рассмотрение перечней документов, номенклатур дел, инструкций по делопроизводству и т.п.


Оформление дела - это комплекс работ по его переучету, нумерации листов, составлению заверительной надписи, внутренней описи документов; начинается оно с момента заверения дела в делопроизводстве и завершается в процессе подготовки его к передаче в ведомственный архив после окончания календарного года, в течение которого дело было заведено. Оформление дел проводится работниками службы делопроизводства. В зависимости от сроков хранения производится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению, их допускается хранить в скоросшивателях, без внутренней пересистематизации документов, без нумерации листов, а также без составления заверительной надписи.


При оформлении обложек дел постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу должны указываться следующие реквизиты: наименование учреждения и его непосредственная подчиненность; наименование структурного подразделения, индекс дела; аннотация к документам дела (для дел постоянного хранения, содержащих особо ценные документы); дата дела (тома, части); количество листов в деле; срок хранения дела; архивный шифр дела. Кроме того, на обложках дел постоянного хранения предусматривается место для наименования государственного архива и учреждения.


Следует особо отметить, что архивный шифр на обложках дел постоянного хранения проставляется чернилами в ведомственном архиве только после включения дел в годовые разделы сводных описей дел, утвержденных ЭПК соответствующего учреждения государственной архивной службы (до этого он проставляется карандашом). Архивные шифры на обложках дел долговременного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу проставляются чернилами после включения дел в годовые разделы сводных описей дел, одобренных ЦЭК (ЭК) учреждения, согласованных с ЭПК соответствующего учреждения государственной архивной службы (для описей дел по личному составу) и утвержденных руководителем учреждения.


При заполнении реквизитов обложки дела необходимо соблюдать следующие требования: название учреждения пишут полностью с указанием подчиненности в именительном падеже или указывают его официально принятое сокращенное наименование; заголовок и номер дела переносят на обложку из номенклатуры (последний целесообразно проставлять и на корешке дела для удобства поиска дел при вертикальном способе их хранения).


В конце делопроизводственного года в оформление обложки дела постоянного или долговременного (свыше 10 лет) хранения вносятся необходимые уточнения. Если название учреждения (вышестоящего ведомства, структурного подразделения) изменилось или дело передано в другое учреждение (структурное подразделение), на обложке дописывают название этого учреждения (структурного подразделения). Заголовок дела на обложку переносится из номенклатуры дел организации, согласованной с ЭПК соответствующего учреждения государственной архивной службы. В необходимых случаях (например, если заголовок на обложке не отражает содержания документов в деле) в него вносятся дополнительные сведения и уточнения.


В заголовках дел, содержащих копии документов, должна указываться их копийность. Подлинность документов дела в заголовке не оговаривается. Если данные о копийности документов относятся ко всем документам дела, то их помещают за заголовком (в строку, после точки, с прописной буквы), а если данные относятся к части документов или к одному из них, то их пишут после описания документов (в скобках со строчной буквы). При наличии в деле нескольких томов (частей) на обложку каждого тома (части) выносятся общий заголовок дела и заголовок каждого тома (части).


Важным реквизитом обложки дела является дата дела, т.е. годы заведения и окончания дела в делопроизводстве. Правильное датирование дел зависит от всестороннего учета характера и вида документов, которые в них сформированы. Датой дела, содержа-щего распорядительную, творческую и другую документацию (доклады, стенограммы, письма и т.д.), для которых точная датировка имеет важное значение, а также дела, состоящие из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов, т.е. число, месяц, год регистрации (составления) самого раннего и самого позднего из документов, включенных в дело.


Датой дела, содержащего протоколы заседаний коллегиальных органов, комиссий и т.п., являются даты составления первого и последнего протоколов или даты их утверждения (если они утверждаются). Датой личного дела являются даты подписания приказов о приеме и увольнении лица, на которое оно заведено.


В конце каждого дела постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения для учета количества и фиксации особенностей нумерации листов на отдельном листе составляется заверительная надпись, в которой цифрами и прописью указывается количество пронумерованных листов и отдельно через знак "+" (плюс) - количество листов внутренней описи (при ее наличии). Заверительная надпись пишется разборчиво, с указанием должности составителя, даты составления и подписывается составителем с расшифровкой подписи. Последующие изменения в составе и состоянии дела (недостача документов, присоединение новых, замена подлинных документов копиями и т.д.) отмечаются в заверительной надписи со ссылкой на соответствующий акт.


Для определенных категорий дел постоянного и долго-временного (свыше 10 лет) сроков хранения, учет которых вызван спецификой содержащейся в них документации (особо ценные, личные, судебные и следственные дела, дела о присуждении ученых степеней и присвоении ученых званий, дела на авторские свидетельства и патентные изобретения и т.д.), а также сформи-рованных по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают их конкретного содержания, составляется внутренняя опись документов.


По окончании делопроизводственного года все завершенные дела постоянного и временного хранения, прошедшие экспертизу ценности, вносятся в описи. Опись дел представляет собой систематизированный перечень заголовков дел, раскрывающий их состав и содержание, закрепляющий систематизацию дел в пределах фонда и их учет. Кроме этого, опись является одновременно учетным документом и основным видом научно-справочного стандарта, обеспечивающим оперативный учет дел и описей.


С момента заведения и до сдачи в ведомственный архив дела хранятся в рабочих комнатах или в специально отведенных для этой цели помещениях. Дела помещают в закрывающиеся шкафы, которые должны обеспечивать сохранность документов, и ставят корешками наружу.


Изымать и выдавать документы из дел постоянного хранения можно лишь в исключительных случаях (например по требованию судебно-следственных органов) с разрешения руководителя учреждения. При этом в дело обязательно вкладывают точную заверенную копию документа и акт о причинах изъятия подлинника. Копии и выписки из документов для использования в работе учреждения или в интересах отдельных граждан делают с разрешения руководства или должностных лиц, которым такое право предоставлено соответствующими ведомственными инструкциями.


В течение делопроизводственного года из дела разрешается выдавать документы для работы сотрудникам учреждения. При выдаче документа на его место помещают лист-заместитель, на котором указывают, какой документ, кому и на какое время выдан. После завершения делопроизводственного года документы из дел не выдаются. При необходимости выдают дело, в котором находится документ. На выданное дело заполняют карточку-заместитель, в ней указывают структурное подразделение, в которое выдано дело, номер дела, дату выдачи и возвращения, фамилию и должность лица, получившего дело, а также предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела.


За сохранность документов, находящихся в стадии делопроизводства, несут ответственность заведующий канцелярией, секретарь, делопроизводитель и т.д. Они должны обеспечивать контроль за сохранностью документов в структурных подразделениях и у отдельных исполнителей, своевременно докладывать руководству учреждения об имеющихся нарушениях.


Структурные подразделения учреждения передают в ведомственный архив дела постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Передача дел производится только по описям. Вместе с делами в архив передаются регистрационно-контрольные карточки делопроизводственной службы учреждения (канцелярии, секретариата, общего отдела и т.п.). Заголовок каждой картотеки включается в опись.


Передача дел в ведомственный архив осуществляется, как правило, по графику, составленному заведующим ведомственным архивом (или лицом, ответственным за архив), предварительно согласованному с руководителями структурных подраделений и утвержденному руководителем учреждения.


Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в ведомственный архив не подлежат и должны храниться централизованно в канцелярии, секретариате или другой службе делопроизводства учреждения или в структурных подразделениях. В исключительных случаях по решению руководителя организации они могут быть переданы в ведомственный архив по описям или номенклатуре дел, что определяет ведомственный архив.


Правильность формирования и оформления дел, соответствие их количества описи и номенклатуре дел проверяется сотрудником архива предварительно, на стадии подготовки дел к передаче в ведомственный архив структурными подразделениями. Если в формировании и оформлении дел установлены недостатки, работники структурных подразделений обязаны их устранить.


Дела принимает заведующий ведомственным архивом (специальный сотрудник архива) или лицо, ответственное за архив, в присутствии работника сдающего структурного подразделения. Передача дел производится по описи и в обоих ее экземплярах против каждого передаваемого дела делается отметка о его наличии. В конце описи в каждом ее экземпляре цифрами и прописью указывается количество фактически принятых в архив дел, дата приема-передачи дел, а также ставятся подписи сотрудника ведомственного архива и лица, передавшего дела. При приеме особо ценных дел проверяется количество листов в деле.


#G0


Приложения


Приложение 7.1

Образец оформления номенклатуры дел



#G0Наименование организации


^ НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ


_______ ______________

Дата Регистр. номер

На ________________ год





УТВЕРЖДАЮ

Должность руководителя

________ ___________________

^ Подпись Инициалы, фамилия

___________________

Дата


Индекс дела

Заголовок дела (тома)

Количество дел (томов)

Срок хранения дела (тома), номер статей по перечню

Примечание

1

2

3

4

5

______________________________________________________________

^ Наименование структурного подразделения организации


01-01

(Указывается заголовок дела)



(Указывается срок хранения)

01-02

и т.д.







______________________________________________________________

^ Наименование структурного подразделения организации


02-01









02-02

и т.д.







______________________________________________________________


Должность руководителя,

отвечающего за составление

номенклатуры дел



Подпись



Инициалы, фамилия



^ Итоговая запись о категориях и количестве дел,

заведенных в 1999 году



#G0По срокам хранения

Всего

В том числе







переходящих

с отметкой ЭПК


Постоянного







Временного

(свыше 10 лет)







Временного (до 10 лет включительно)









ИТОГО:









Должность руководителя



Подпись

Инициалы, фамилия

Должность руководителя,

отвечающего за составление

номенклатуры дел




Подпись



Инициалы, фамилия

СОГЛАСОВАНО:

Зав. госархивом

________________ района

Подпись

Инициалы, фамилия



Приложение 7.2

Примерная номенклатура дел территориальной администрации района



#G0АДМИНИСТРАЦИЯ

______________ (района, города)

Управление делами (общий отдел)


^ НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ

30.12.99 № 01-00

на 2000 г.



УТВЕРЖДАЮ

Глава Администрации

______________ района, города

__________ Инициалы, фамилия

Подпись

________________________

Дата

Индекс дела


Заголовок дела (тома)


Количество дел (томов)


Срок хранения дела (тома), норма статей по перечню

Примечания


1

2

3

4

5

01-01

Постановление администрации области (мэрии города) - копии



До минования

надобности



01-02

Распоряжения администрации области (мэрии города) - копии



Тоже



01-03

Постановления администрации района (города) по основной деятельности и документы к ним



Постоянно



01-04

Распоряжения администрации района (города) по основной деятельности и документы к ним




Постоянно





01-05


Постановления администрации района (города) по личному составу (прием, увольнение, перемещение) -подлинники




75 лет (ЭПК)





01-06


Распоряжения администрации района (города) по личному составу (прием, увольнение, перемещение) - ПОДЛИННИКИ




75 лет (ЭПК)





01-07


Переписка с вышестоящими организациями по основной деятельности




Статьи по перечню, 5 лет (ЭПК)





01-08


Переписка с организациями, учреждениями предприятиями области




5 лет (ЭПК)





01-09


Журнал (карточки) регистрации постановлений администрации области (мэрии города)




3 года (ЭПК)





01-10


Журнал (карточки) регистрации постановлений администрации области (мэрии города)




3 года





01-11


Журнал (карточки) регистрации постановлений администрации района (мэрии города)




Постоянно





01-12


Журнал (карточки) регистрации распоряжений администрации района (мэрии города) по основной деятельности




Постоянно, ст.106а





01-13


Журнал (карточки) регистрации входящей корреспонденции администрации (мэрии города)




3 года, ст. 1066





01-14


Журнал (карточки) регистрации исходящей корреспонденции администрации района (города)




3 года, ст. 1066





01-15


Предложения, заявления и жалобы граждан




3 года, ст. 35





01-16


Карточки регистрации письменных обращений граждан




3 года





01-17


Карточки личного приема граждан руководителями администрации района




3 года, ст. 103





01-18

Номенклатура дел




5 лет




01-19


Положение об отделе (управлении)




Постоянно





01-20


Должностные обязанности работников отдела (управления)




Постоянно





01-21


Справочно-информационные материалы по учету и исполнению документов




3 года





01-22


Материалы (протоколы и документы к ним) заседаний коллегий во главе администрации района, города (мэрии)




Постоянно





01-23


Акты о выделении документов и дел к уничтожению




Постоянно





01-24


Опись N 1 дел постоянного срока хранения




Постоянно











Управляющий делами

(зав. общим отделом)


Подпись


Инициалы, фамилия




#G0^ Итоговая запись о категориях и количестве дел,

заведенных в 1999 году



По срокам

Всего

В том числе

хранения




переходящих

с отметкой ЭПК

Постоянного







Временного (свыше 10 лет)







Временного (до 10 лет включительно)







ИТОГО:









Управляющий делами

(зав.общим отделом)




Подпись


Инициалы, фамилия

СОГЛАСОВАНО

Зав. госархивом

_____________ района


Подпись

Дата


Инициалы, фамилия




страница9/13
Дата конвертации23.01.2013
Размер3,62 Mb.
ТипДокументы
1   ...   5   6   7   8   9   10   11   12   13
Разместите кнопку на своём сайте или блоге:
rud.exdat.com


База данных защищена авторским правом ©exdat 2000-2012
При копировании материала укажите ссылку
обратиться к администрации
Документы