I. Обзор практики Конституционного Суда Республики Северная Осетия-Алания (постановления, определения, заключения) 8 Республикæ 8 icon

I. Обзор практики Конституционного Суда Республики Северная Осетия-Алания (постановления, определения, заключения) 8 Республикæ 8



Смотрите также:
1   ...   9   10   11   12   13   14   15   16   ...   19
^

ИНСТРУКЦИЯ

по делопроизводству в Конституционном Суде

Республики Северная Осетия-Алания


I. Общие положения


1.1. Инструкция по делопроизводству в Конституционном Суде Республики Северная Осетия-Алания (далее – Инструкция) разработана в соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» и Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти в целях совершенствования документационного обеспечения деятельности Конституционного Суда Республики Северная Осетия-Алания (далее – Суд).

Настоящая Инструкция, являясь основным нормативно-методическим документом, определяет и устанавливает единую систему организации и порядок ведения делопроизводства в Суде, предусматривает учет и ведение документооборота Суда, единые требования к оформлению процессуальных и иных документов, обеспечение оптимального порядка передачи и движения процессуальных и иных документов в структурных подразделениях Суда, порядок текущего хранения судебных дел, документации и передачи их в архив. Инструкция направлена на рационализацию и совершенствование работы в Аппарате Суда.

Положения Инструкции распространяются как на традиционное делопроизводство, так и на организацию работы с документами, создаваемыми средствами вычислительной, компьютерной и электронной техники.

1.2. Ведение делопроизводства и методическое руководство работой с документами осуществляется Секретариатом Суда.

Правила и порядок работы с документами, предусмотренные Инструкцией, обязательны для всех судей и работников Суда. Они несут ответственность за соблюдение ее требований, сохранность служебных документов и разглашение содержащейся в них информации.

1.3. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства в структурных подразделениях Суда, обеспечение контроля за соблюдением установленных правил работы с судебными делами и документами несут руководители этих подразделений.

1.4. На Секретариат Суда возлагаются следующие обязанности:

- прием, регистрация, учет и передача исполнителям входящей корреспонденции, в том числе обращений, дополнительных материалов к поступившим обращениям, писем, жалоб и иной документации;

- оформление, конвертование (упаковка), адресование и отправка исходящей корреспонденции;

- контроль за поступлением уведомлений из отделений связи о вручении исходящей корреспонденции Суда, в частности при направлении копий итоговых решений и уведомлений о времени и месте рассмотрения дел в Суде;

- разработка номенклатуры дел, формирование в соответствии с ней дел по срокам хранения документов, обеспечение их сохранности, передача дел в архив Суда и Государственный архив;

- ввод информации о поступлении, движении и отправке документов в автоматизированную систему регистрации (далее – АСР), обеспечение сохранности базы данных;

- направление уведомлений лицам, участвующим в деле, а также иным лицам в соответствии с Регламентом Суда о времени и месте судебных заседаний, рассылка итоговых решений Суда;

- ведение протоколов судебных заседаний, ознакомление с ними лиц, участвующих в деле, по их ходатайствам;

- контроль за поступлением документов, истребованных Судом по делу;

- ознакомление лиц, участвующих в деле, с материалами судебного дела;

- обеспечение надлежащего состояния судебных дел и документов, находящихся на исполнении у судей, работников Суда;

- формирование и подшивка судебных дел после завершения рассмотрения;

- предупредительный контроль за сроками исполнения поручений, дел и документов, напоминание исполнителям о сроках исполнения не позднее чем за 3 дня до их истечения, информирование руководства в соответствии со структурной соподчиненностью о нарушениях в сроках исполнения;

- ведение справочно-информационной работы по обращениям граждан и делам, находящимся в производстве Суда;

- хранение бланков, печатей и штампов и учет их использования в структурных подразделениях Суда;

- выполнение другой работы в соответствии с должностными регламентами.

1.5. Судьи и работники Аппарата, уходя в отпуск, выезжая в длительную командировку, передают через Секретариат находящиеся у них на исполнении дела и документы другим исполнителям, назначенным Председателем Суда или непосредственным руководителем. При длительной болезни работника Аппарата дела и документы изымаются с его рабочего места по указанию Руководителя Аппарата и передаются через Секретариат назначенному исполнителю.

Передача судебных дел и обращений осуществляется под расписку принимающего их судьи или работника Аппарата в журнале учета дел в Суде (приложение № 1).

При уходе в отставку судьи, увольнении или переходе работника на работу в другое структурное подразделение по распоряжению Председателя Суда специалист Секретариата принимает от них по акту или путем отметки в соответствующих журналах, регистрационных карточках все числящиеся за ними дела, документы и литературу.

1.6. Сведения, содержащиеся в служебных документах (их проектах), являются конфиденциальными и не подлежат разглашению. Их можно использовать только в служебных целях согласно полномочиям должностного лица, работающего или знакомящегося с документами.

Передача документов или их копий, ознакомление с ними представителей сторонних организаций, а также использование их содержания в средствах массовой информации допускается только с разрешения руководства Суда.

1.7. Судьи и работники Суда несут персональную ответственность за сохранность находящихся у них судебных дел и документов.

В случаях утраты дел или документов специалист Секретариата докладывает об этом Руководителю Аппарата. По факту утраты дел или документов проводится служебное расследование. По результатам расследования принимается соответствующее решение.


^ II. Прием, регистрация и распределение корреспонденции


2.1. Прием и регистрация входящих документов

2.1.1. Все обращения и иная корреспонденция, поступающие как по почте, так и поданные (доставленные) непосредственно в Суд, принимаются, а также отправляются по назначению специалистом Секретариата.

При поступлении документов специалист Секретариата сверяет соответствие наименований, количества документов и количества листов в них наименованиям и количеству, указанным в приложениях.

2.1.2. Поступившие документы подразделяются на регистрируемые и нерегистрируемые.

Не подлежат регистрации и передаются непосредственно по назначению с отметкой о времени получения следующие документы:

а) уведомления, возвращенные суду за ненахождением адресата;

б) уведомления о получении исходящей корреспонденции;

в) поздравительные открытки и телеграммы.

2.1.3. На подлежащем регистрации документе специалист Секретариата проставляет отметку о регистрации (номер и дата) в правом нижнем углу свободного от текста поля лицевой стороны первого листа, а при отсутствии свободного поля – на другом свободном от текста месте лицевой стороны последнего листа документа. В реквизиты штампа о регистрации входят: наименование суда, дата поступления документа, порядковый номер в пределах календарного года.

2.1.4. На пакетах с пометкой «Лично» проставляются дата поступления и учетный номер. Такие пакеты не вскрываются и учитываются в специальном журнале по реквизитам, указанным на конверте, после чего передаются под расписку адресатам. Подобная корреспонденция становится официальным документом лишь после возвращения для регистрации и направления на рассмотрение по принадлежности.

2.1.5. После рассмотрения документов конверты от поступившей корреспонденции уничтожаются. В случаях, требующих установления адреса отправителя, даты отправки и получения документа, конверты уничтожению не подлежат.

Конверты от поступивших по почте документов по судебным делам сохраняются и прилагаются к присланным документам.

Ошибочно доставленная корреспонденция пересылается по назначению.

2.1.6. Регистрация входящей корреспонденции производится специалистами Секретариата в АСР.

Электронная карточка содержит следующую информацию: индекс поступления (входящий номер и дата поступления), наименование организации (автора или корреспондента), наименование вида документа, регистрационный номер документа (исходящие данные организации-автора документа), краткое содержание документа, автор резолюции, исполнитель, срок исполнения документа.

2.1.7. Обращения и другие материалы, принятые на личном приеме, не позднее следующего рабочего дня сдаются в Секретариат для учета в АСР. После регистрации с присвоением соответствующего регистрационного номера и даты поступления они направляются Председателю Суда для резолюции.

Лицо, подающее обращение и другие материалы на личном приеме, может представить дополнительную копию вышеуказанного документа, на которой по его просьбе ставится дата и указывается фамилия лица, принявшего документы, после чего копия возвращается заявителю.

^ 2.2. Прием информации по каналам факсимильной связи

2.2.1. Прием и передачу информации по каналам факсимильной связи и электронной почты осуществляют специалисты Секретариата либо, по поручению Председателя Суда, судей, Руководителя Аппарата, заместителя Руководителя Аппарата, руководителей структурных подразделений в порядке подчиненности, работники, имеющие факсимильные аппараты и возможность выхода в сеть Интернет.

2.2.2. Принятые по электронной почте и факсимильной связи сообщения соответственно распечатываются и ксерокопируются на бумажные носители. В правом нижнем углу такого документа ставится штамп входящей корреспонденции.

В необходимых случаях отправителю предлагается прислать оригинал сообщения с подлинной подписью на бумажном носителе.

2.2.3. Факсограммы и электронные сообщения, не адресованные Председателю Суда, передаются специалистом Секретариата по предназначенности судьям, Руководителю Аппарата, руководителям структурных подразделений.

^ 2.3. Распределение входящей корреспонденции

2.3.1. Вся входящая корреспонденция (кроме нерегистрируемой) регистрируется в день поступления и передается Председателю Суда, а также судьям или в структурные подразделения Суда в случае указания их в качестве адресатов.

2.3.2. После принятия Председателем Суда (иным лицом в соответствии с п. 2.3.1) решения по документу он возвращается в Секретариат для отражения его движения в электронной карточке согласно резолюции и передачи исполнителю. Все процессуальные действия (т.е. регистрационные, учетные, контрольные, передаточные и т.п.) вводятся специалистами Секретариата в АСР не позднее следующего рабочего дня.

2.3.3. Срок исполнения, если он не указан в самом документе, устанавливается лицом, рассмотревшим документ и принявшим решение по его исполнению. Если срок в резолюции не указан, то документ должен быть исполнен не более чем в месячный срок, кроме случаев, когда законодательством предусмотрено иное.

Срок рассмотрения и исполнения документов по судебным делам регулируется Конституционным законом Республики Северная Осетия-Алания «О Конституционном Суде Республики Северная Осетия-Алания» (далее – Закон) и Регламентом Суда.

2.3.4. Исполнитель получает копию направленного ему документа с резолюцией в течение 1 рабочего дня с момента ее наложения. В случае направления документа на исполнение нескольким работникам его копию получает каждый из исполнителей.

Ответственность за сохранность документа несет последний из указанных в АСР исполнителей. При направлении документа нескольким работникам автором резолюции назначается ответственный за его исполнение.

2.3.5. Исполнение документа включает в себя: сбор и обработку необходимой информации, подготовку проекта документа-ответа, его согласование, оформление, представление на подписание (утверждение) лицу, направившему документ на исполнение, передачу в Секретариат для отправки.

Если поступившие документы не требуют исполнения, то Председатель Суда (иное лицо в соответствии с п. 2.3.1) делает на них пометки об ознакомлении (подпись, дата ознакомления).

2.3.6. Представляемые на подпись документы должны быть правильно оформлены, иметь необходимые приложения и визы (исполнителя, соисполнителей, при необходимости руководителя структурного подразделения и др.). К ним в хронологическом порядке прикладываются все материалы, на основании которых готовился документ.

2.3.7 Исполненные документы и завершенные делопроизводством судебные дела в полном объеме и надлежащем состоянии сдаются в Секретариат для подготовки их для дальнейшего архивного хранения.

2.3.8. Переписка по вопросам служебной деятельности между подразделениями Суда ведется без регистрации документов в Секретариате.

^ 2.4.Порядок отправки исходящей корреспонденции

2.4.1. Документы, предназначенные для отправки, передаются в Секретариат, где производится их регистрация в АСР и отправка. Не прошедший регистрацию документ не является официальным и его отправка категорически запрещается.

2.4.2. На всех экземплярах документа, поступающего на отправку, проставляется исходящей номер и дата регистрации. Перед регистрацией документа проверяется правильность его оформления:

- наличие бланка, подписи, даты, необходимых виз и сведений об исполнителе;

- наличие номера и даты документа, на который дается ответ;

- правильность адреса получателя;

- наличие указанных в документе приложений, а также материалов, на основании которых готовился исходящий документ (если это ответ на поступившее письмо);

- наличие печати в тех случаях, когда она полагается;

- в случае направления документа нескольким адресатам наличие того количества экземпляров подписанного письма, которое необходимо для отправки. На документ, рассылаемый более чем в пять адресов, исполнитель готовит список рассылки, предварительно согласовав его с лицом, направившим документ на исполнение (при рассылке итоговых решений – с судьей-докладчиком по делу). Тиражирование (ксерокопирование) документа осуществляется исполнителем.

Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителям для исправления.

2.4.3. Корреспонденция, направляемая адресатам нарочно, сдается получателям под расписку в разносной книге корреспонденции (приложение № 2) либо до организации ее ведения в Суде на втором экземпляре, предназначенном для хранения в архиве Суда.

Материалы и корреспонденция по судебным делам направляются заказным письмом с уведомлением о вручении.

2.4.4. Служебная информация, передаваемая по каналам факсимильной связи, не является официальным документом. Поэтому последующая досылка оригинала документа (кроме информации для сведения) по почте или с нарочным обязательна.

Для передачи текстов документов по каналам факсимильной связи устанавливаются следующие требования:

- запрещается передавать служебную информацию ограниченного распространения, рукописные материалы, бланки;

- документ, передаваемый по каналам факсимильной связи, выполняется черным шрифтом на бумаге формата А4;

- ответственность за содержание передаваемой факсограммы возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче, и руководителя соответствующего структурного подразделения.

2.4.5. Решения Суда рассылаются в соответствии с Законом и Регламентом Суда.

2.4.6. Решения Суда и исходящая корреспонденция проходят обязательную редакционную обработку.


III. Прохождение обращений, поступающих в Суд


3.1. После регистрации в АСР обращение в тот же рабочий день передается Председателю Суда. На основании его резолюции заявление передается начальнику (в случае его отсутствия заместителю начальника) правового отдела для рассмотрения, дачи заключения о подведомственности обращения и соответствия предъявляемым Законом требованиям, о чем делается соответствующая отметка в электронной карточке.

3.2. В случае принятия обращения к рассмотрению и вынесения Судом соответствующего определения специалист Секретариата помещает обращение, приложенные к нему документы, заключение правового отдела, определение Суда в твердую обложку «Дело №___». Судебному делу присваивается регистрационный номер, который включает в себя порядковый номер принятого к рассмотрению обращения в пределах текущего календарного года (номер состоит из трехзначного числа), через дробь – календарный год поступления документов в Суд (две последние цифры года).

Например: 015/06, где

015 – порядковый номер, присвоенный обращению,

06 – год регистрации – 2006.

Этот номер указывается на обложке судебного дела. Также делаются следующие отметки: наименование Суда, предмет обращения, сведения о заявителе и т.д. (приложение № 3).

3.3. Информация о принятии обращения к рассмотрению, присвоенном номере и дате вынесения итогового решения Суда вносится в электронную карточку.

3.4. Регистрация дополнительно поступающих документов по делу (заключения экспертов, дополнительные материалы, письменные ходатайства и т.п.) производится как дополнение к делу. Всем дополнительным материалам присваивается порядковый номер с указанием, через дробь регистрационного номера основного обращения.

3.5. Дополнительные материалы после регистрации передаются судье, в производстве которого находится обращение. По резолюции судьи «В дело» на первом листе поступивших документов они приобщаются к делу и вносятся специалистом Секретариата в его опись с указанием входящего номера и даты документа, его наименования и количества листов, а также порядковых номеров листов судебного дела.

Если документы представлены в судебном заседании и Суд решил приобщить их к материалам дела, об этом производится соответствующая запись в протоколе судебного заседания, документы подшиваются в дело перед протоколом судебного заседания и вносятся в опись документов дела.

3.6. В случае дачи правовым отделом заключения о неподведомственности обращения Суду либо вынесения определения Суда об отказе в принятии обращения к рассмотрению, обращение, приложенные документы, заключение правового отдела, дополнительные материалы и указанное определение подшиваются и хранятся в папке отказных обращений.

3.7. Если обстоятельства, послужившие основанием для отказа в принятии обращения, устранены, поступившие документы по исполненному уведомлению правового отдела регистрируются по номеру, уже присвоенному обращению.

3.8. При повторном обращении поступившие документы регистрируются по новому номеру в порядке очередности поступления обращений.

3.9. При объединении нескольких дел в одно производство для совместного рассмотрения делу присваивается номер, указанный в определении Суда об объединении дел. К делу, номер которого оставлен без изменения, приобщаются остальные объединенные с ним дела. В журнале учета дел указывается, какие дела были объединены.

3.10. После рассмотрения дела и вынесения итогового решения работник Аппарата (помощник судьи) обязан в течение 7 дней оформить дело (сформировать материалы судебного дела в хронологическом порядке поступления материалов, начиная с обращения и заканчивая уведомлениями по направлению итогового решения) и передать его в Секретариат.

3.11. Документы, подтверждающие направление Судом копий судебных актов лицам, участвующим в деле, и их получение адресатом (уведомление о вручении, расписка, иные документы), подшиваются к тем судебным актам, к которым они относятся.

При наличии в деле запросов за документом-запросом помещается документ-ответ.

3.12. К делу не должны подшиваться документы, подлежащие возврату, а также дубликаты и копии документов, уже имеющихся в деле, черновики. При подшивке дела должно быть обеспечено свободное чтение текста документов дела.

3.13. После получения дела специалист Секретариата проверяет правильность его оформления, составляет опись документов и нумерует его листы.

3.14. Листы судебного дела нумеруются простым карандашом или шариковой ручкой пастой черного или синего цвета арабскими цифрами в правом верхнем углу, не задевая текста документа. Объем одного тома судебного дела, как правило, не должен превышать 250 листов.

Лицевая сторона обложки каждого отдельного тома судебного дела оформляется как лицевая сторона обложки первого тома. Нумерация листов каждого последующего тома дела начинается с единицы. С единицы начинается и опись документов каждого тома.

В конце описи каждого тома цифрами и прописью указывается, количество листов, составляющих том, опись заверяется специалистом Секретариата, который указывает свою должность, фамилию, проставляет дату заверения описи и ставит свою подпись.

3.15. После оформления дела специалист Секретариата передает его судье, рассмотревшему дело, который вторично проверяет правильность его оформления и на лицевой стороне обложки дела в строке «Сдать в архив» ставит свою подпись и дату проверки. Дело хранится в Секретариате в течение 3 лет, а затем сдается в архив Суда.

3.16. Судебные дела, не рассмотренные в истекшем календарном году, подлежат перерегистрации и в новом календарном году проходят под сдвоенным номером – новым и уже присвоенным, указываемым в скобках.

Например: 001/08 (007/07)

В связи с этим нумерация дел, поступивших в новом году, начинается с того номера, который является очередным после регистрации остатка дел предыдущего года.

3.17. Специалисты Секретариата ежемесячно составляют список дел, находящихся в производстве Суда (приложение № 4), и вывешивают его на информационном стенде Суда.


^ IV. Основные требования к оформлению документов


4.1. При подготовке исходящих документов Суда следует руководствоваться требованиями Унифицированной системы организационно-распорядительной документации, утвержденной Постановлением Государственного стандарта Российской Федерации от 03.03.2003 № 65-ст (ГОСТ Р 6.30-2003).

В соответствии с действующим законодательством и компетенцией в Суде создаются следующие документы:

- судебные решения;

- распоряжения;

- инструкции, положения, правила;

- договоры (контракты);

- акты;

- протоколы;

- письма и факсы;

- заключения;

- запросы;

- и другие.

4.2. Документы, подготовленные структурными подразделениями Суда, должны быть предельно краткими, обоснованными и ясными по содержанию, не допускающими двояких толкований, отредактированы и при необходимости согласованы с другими структурными подразделениями, судьями.

При подготовке документов необходимо соблюдать следующие правила:

- рекомендуется применять текстовый редактор Word с использованием шрифтов Times New Roman размером 12 (для оформления табличных материалов), размером 13 или 14 через 1-1,5 межстрочных интервала;

- при оформлении документов на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются. Номера страниц проставляются по центру верхнего поля страницы;

- официальные документы изготавливаются на бланках установленной формы (либо бланки писем, либо бланки распорядительных документов). При переписке между отделами Суда бланки не используются;

- в реквизитах исходящего документа-ответа указываются дата и номер документа, на который дается ответ;

- документы подписываются должностными лицами в соответствии со своими полномочиями. В состав подписи входит: наименование должности лица, подписывающего документ, личная подпись и ее печатная расшифровка с указанием инициалов;

- на лицевой стороне последнего листа подлинника и копий исходящего документа в левом нижнем углу указывается фамилия исполнителя и номер его служебного телефона. Если у документа было несколько исполнителей, указывается только контактный телефон.

Ответственность за качество подготовки документов и достоверность содержащихся в них сведений возлагается на лиц, подготовивших, завизировавших и подписавших документы.

4.3. Каждый вид документа должен иметь строго определенный состав реквизитов, порядок их расположения и оформления.

4.4. Заголовок к тексту включает в себя краткое содержание документа. Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа.

Заголовок может отвечать на вопросы: о чем (о ком), например: Распоряжение о создании аттестационной комиссии; чего (кого), например: Должностной регламент ведущего специалиста Секретариата.

4.5. Дата документа.

Датой документа является дата его подписания; для документа, принимаемого коллегиальным органом, – дата его принятия; для утверждаемого документа – дата утверждения. Дата документа проставляется должностным лицом лично при утверждении документа либо специалистом Секретариата при регистрации документа. Для документов, составленных совместно с несколькими организациями, датой документа является дата подписания его последней организацией (договор, акт, отчет и т.п.).

Дата должна указываться словесно-цифровым способом написания. Например: 4 марта 2009 года.

В случае заполнения бланков установленной формы допускается написание даты цифровым способом. Например: 04.03.2009 года

4.6. Согласование документа.

При необходимости оценки целесообразности документа, его обоснованности и соответствия законодательству проводится согласование документа. Согласование может проводиться как внутри Суда, так и вне его.

Внутреннее согласование оформляется путем визирования проекта документа должностным лицом (должностными лицами). Виза включает в себя личную подпись, при необходимости – ее расшифровку и дату визирования.

При несогласии с проектом распорядительного документа визирующее должностное лицо излагает свое мнение, приводя мотивированные возражения или новую формулировку. Замечания и дополнения к проекту документа излагаются на отдельном листе, о чем при визировании ставится отметка: «Замечания прилагаются».

Гриф согласования документа состоит из слова «СОГЛАСОВАНО» (без кавычек), должности лица, с которым согласован документ (включая наименование организации при внешнем согласовании), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования.

Виза проставляется на экземплярах документов, остающихся в Суде, ниже подписи в правом нижнем углу последнего листа документа. Проекты распоряжений визируются на первом экземпляре на лицевой стороне последнего листа документа в правом нижнем углу.

4.7. Утверждение документа.

Особым способом введения документа в действие является его утверждение. Документы утверждаются подписью Председателя Суда или его распоряжением.

При утверждении документа Председателем Суда гриф утверждения документа должен состоять из слова «УТВЕРЖДАЮ» (без кавычек), названия должности, фамилии и инициалов Председателя Суда, его подписи и даты утверждения, например:


УТВЕРЖДАЮ

Председатель Конституционного Суда

Республики Северная Осетия-Алания

Личная подпись (Ф.И.О.)

Дата


Допускается в реквизите «Гриф утверждения документа» центрировать элементы относительно самой длинной строки, например:


УТВЕРЖДАЮ

Председатель Конституционного Суда

Республики Северная Осетия-Алания

Личная подпись (Ф.И.О.)

Дата


При утверждении документа распоряжением гриф утверждения состоит из слова «УТВЕРЖДЕН» («УТВЕРЖДЕНА», «УТВЕРЖДЕНЫ» или «УТВЕРЖДЕНО») (без кавычек), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера. Например:


УТВЕРЖДЕН

распоряжением Председателя

Конституционного Суда

Республики Северная Осетия-Алания

от «___»________ 20___ г. № ___


Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа.

4.8. Отметка о наличии приложения.

Приложения документов могут быть трех видов:

- приложение, утверждаемое или вводимое в действие соответствующими распорядительными документами;

- приложение, поясняющее или дополняющее содержание основного документа;

- приложение, являющееся самостоятельным документом, направляемое с сопроводительным письмом.

Приложения должны иметь все необходимые для документа реквизиты. В приложении к распорядительному документу в правом верхнем углу первого листа приложения указывается наименование распорядительного документа, его дата и номер.

Если приложения в тексте не названы, то необходимо перечислить их названия, количество листов и экземпляров каждого, например:


Приложения: 1. Проект постановления... на 2 л. в 3 экз.;

2. Справка о проверке... на 3 л. в 3 экз.


Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывается.

При наличии нескольких приложений к распорядительному документу на них проставляются порядковые номера: Приложение № 1, Приложение № 2 и т.д.

4.9. Право подписи документов.

Документы, направляемые Судом первым лицам органов государственной власти, органов местного самоуправления, подписываются Председателем Суда либо в его отсутствие судьей, исполняющим его обязанности. В иных случаях документы подписываются судьями или руководителями структурных подразделений.

4.10. Резолюция.

В резолюции даются указания по исполнению документов. Резолюция включает в себя фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись и дату. При наличии в резолюции нескольких исполнителей указывается ответственный исполнитель (как правило, этот исполнитель указывается первым), например:


Морозовой Н.В.,

Федосеевой Н.А.

Прошу подготовить проект инструкции

по делопроизводству к 05.10.2006

Личная подпись Дата


Допускается оформление резолюции на отдельном листе.

Специалист Секретариата знакомит с документом и поручением, содержащимся в нем, всех работников структурных подразделений, которых касается исполнение документа, либо обеспечивает передачу им копий документа с резолюцией Председателя Суда, организует и контролирует исполнение документа.

4.11. Печать.

На документах, требующих особого удостоверения их подлинности, ставится печать Суда.

4.12. Распоряжения.

Распоряжение – это правовой акт, издаваемый для решения каких-либо задач. Распоряжения оформляются на бланке Суда, должны иметь название, дату и номер, наименование должности, фамилию и инициалы лица, подписавшего акт. Распоряжения по основной деятельности нумеруются и ведутся отдельно от распоряжений по личному составу.

Распоряжения подписываются Председателем Суда, а в его отсутствие – заместителем Председателя или судьей-секретарем. Подлинники документов подшиваются в дела по номенклатуре: «Распоряжения по основной деятельности» и «Распоряжения по личному составу», копии распределяются по назначению.

4.13. Протоколы.

4.13.1. Протокол – это документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятие решений Суда. Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной. В Суде ведутся следующие виды протоколов:

- протоколы судебных заседаний;

- протоколы дачи объяснений;

- протоколы заседаний комиссий.

4.13.2. Протокол судебного заседания подписывается Председателем Суда и судьей-секретарем Суда.

4.13.3. Протокол дачи объяснений подписывается судьей, в чьем производстве находится дело, и специалистом, участвовавшим в получении объяснений.

4.13.4. Протокол заседания комиссии подписывается председательствующим на заседании и секретарем. При необходимости в нем приводятся итоги голосования. Дата, проставленная на протоколе, должна соответствовать дню проведения заседания.

4.13.5. Протоколы судебных заседаний и дачи объяснений нумеруются порядковыми номерами в пределах одного судебного дела Протоколы заседаний комиссий нумеруются порядковыми номерами в пределах календарного года.

4.14. Положения, правила, инструкции.

4.14.1. Положения, правила, инструкции – это локальные нормативные правовые акты, в которых излагаются правила, нормы и требования, регулирующие специальные стороны деятельности Суда, обязательные для выполнения.

Положения, правила, инструкции применяются как самостоятельные правовые акты, которые подписываются или утверждаются Председателем Суда. Утверждение оформляется в форме грифа утверждения или путем издания распоряжения.

В названии положений, правил, инструкций обозначается объект или круг вопросов, на которые распространяются требования документа.

4.14.2. Текст положений, правил, инструкций делится на главы, которые могут делиться на пункты и подпункты. Главы имеют нумерационные заголовки, обозначенные римскими цифрами с точкой, и тематические заголовки (пункты), напечатанные с прописной буквы. Пункты и подпункты нумеруются арабскими цифрами.

Начинается документ, как правило, с раздела «Общие положения», в котором излагаются сведения общего характера, в том числе цели и причины его издания, область распространения, основание для разработки и др.

4.14.3. Текст положений, правил, инструкций излагается в повествовательном стиле от третьего лица единственного или множественного числа, с использованием слов: «должен», «следует», «необходимо», «запрещается», «не допускается» и т.п.

Сокращенное наименование Суда и его структурных подразделений употребляются только после оговорки по тексту, например: (далее – Конституционный Суд).

4.15. Акты.

Акт – документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий факты, события (акт приема работ по контракту, акт списания материалов, акт приема-передачи документов и т.п.). Акт подписывается Председателем Суда либо иными уполномоченными им лицами.

4.16. Письма, факсы.

Деловая переписка – неотъемлемое средство связи с внешними организациями. Текст письма состоит из двух частей. В первой указываются основания, причины, цели составления документов. Во второй части излагаются решения, распоряжения, предложения, мнения, выводы, просьбы. Текст может содержать одну заключительную часть (например, распоряжения – распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления – просьбу без пояснения). В письмах следует обращаться от имени организации или его структурного подразделения. Текст письма должен быть лаконичным, последовательным, убедительным и корректным.

4.17. Документы по личному составу.

Трудовые правоотношения Суда с сотрудниками регулируются Федеральным законом «О государственной гражданской службе Российской Федерации», Законом Республики Северная Осетия-Алания «О государственной гражданской службе Республики Северная Осетия-Алания», Трудовым кодексом Российской Федерации и иными нормативными правовыми актами. На основании данных актов в Суде должен быть установлен единый порядок оформления приема, увольнения и перевода сотрудников. Совокупность документов, в которых зафиксированы этапы трудовой деятельности сотрудников, называется документацией по личному составу. К таким документам относятся:

- служебные контракты;

- трудовые договоры;

- распоряжения по личному составу;

- трудовые книжки;

- личные карточки формы Т-2ГС(МС) и Т-2;

- личные дела.

4.18. В состав реквизита «Подпись» входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное – на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия), например:


Руководитель Аппарата

Конституционного Суда

Республики Северная Осетия-Алания Личная подпись А.А. Иванов


или на бланке:


Руководитель Аппарата Личная подпись А.А. Иванов


В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением, например:


Председатель комиссии Личная подпись В.Д. Филиппов


Члены комиссии Личная подпись А.Н. Соколова


Личная подпись А.С. Шубин


Личная подпись О.И. Рысков


При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне, начиная с инициатора или координатора подготовки документа, например:


Председатель Конституционного Суда Республики Северная Осетия-Алания


В.В.Медведев





Председатель Верховного Суда Республики Северная Осетия-Алания


Д.Д. Сидоров


При подписании документа несколькими лицами, занимающими разные должности, их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей рангу занимаемой должности, например:


Руководитель Аппарата А.А. Иванов


Начальник правового отдела Б.Б. Васильев


Если должностное лицо, указанное в документе, отсутствует, документ подписывается его заместителем или исполняющим обязанности этого должностного лица. При этом указывается фактическая должность лица, подписывающего документ, и его фамилия (исправления «и.о.», «зам.» вносятся от руки или машинописным способом). Не допускается ставить предлог «за» или косую черту перед наименованием должности.

4.19. При адресовании документа без указания должностного лица в организацию или ее структурное подразделение их наименование пишут в именительном падеже. Например:


Министерство труда и социального развития

Республики Северная Осетия-Алания

Правовой отдел


При направлении документа должностному лицу должность и фамилия адресата указываются в дательном падеже, а название структурного подразделения и организации – в родительном, например:


Начальнику отдела Управления организационно-правового обеспечения юридической помощи Министерства труда и социального развития Республики Северная Осетия-Алания


Ивановой А.А.


При направлении документа физическому лицу, указывается ФИО гражданина-адресата в дательном падеже и место его жительства, например:


Гр. Сидоровой Д.Н.,

прожив. по адресу:

г. Владикавказ, ул. Куйбышева, 17


4.20. Каждая строка реквизита «Адресат» выравнивается по правому краю листа. Например:


Главному редактору

Издательского дома

«Медиадом»


Семиной Н.В.


4.21. Оформление текста документов.

Тексты документов оформляют в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур.

Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф, возможно также повторение заголовков.

В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации-автора документа, дату документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту.

Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., то его можно разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.

В распорядительных документах (приказ, распоряжение и т.д.), а также документах, адресованных судьям и руководителям структурных подразделений Суда, текст излагают в императивной форме («установить», «утвердить»).

В документах, отражающих коллегиальное решение, текст излагают от третьего лица единственного числа («постановил», «решил»).

В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа («приказываем», «решили»).

Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа («слушали», «выступили», «постановили», «решили»).

В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа («отдел осуществляет функции», «в состав объединения входят», «комиссия установила»).

В письмах используют следующие формы изложения:

– от первого лица множественного числа («просим направить», «направляем на рассмотрение»);

– от первого лица единственного числа («считаю необходимым», «прошу выделить»);

– от третьего лица единственного числа («министерство не возражает», «комиссия считает возможным»).

4.22. При подготовке проектов нормативных правовых актов в качестве законодательной инициативы необходимо руководствоваться Сборником образцов документов Государственной Думы Российской Федерации, а также Правилами юридико-технического оформления законопроектов, утвержденными Постановлением Парламента Республики Северная Осетия-Алания от 23.10.2008 № 219/14.

4.23. Форматирование документа.

Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее:

30 мм – левое;

10 мм – правое;

20 мм – верхнее;

10 мм – нижнее.

При оформлении документа на бланке Суда необходимо проставить 8-10 знаков конца абзаца перед наименованием адресата. Между наименованием должности адресата, его фамилией и обращением в виде «Уважаемый ______!» ставится по одному знаку конца абзаца. Между текстом документа и подписью должностного лица ставится не более 3 знаков конца абзаца.

При изготовлении документов на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют. Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа.





страница13/19
Дата конвертации17.02.2013
Размер2,27 Mb.
ТипДокументы
1   ...   9   10   11   12   13   14   15   16   ...   19
Разместите кнопку на своём сайте или блоге:
rud.exdat.com


База данных защищена авторским правом ©exdat 2000-2012
При копировании материала укажите ссылку
обратиться к администрации
Документы