Инструкция по делопроизводству в Министерстве строительства, архитектуры и жилищно-коммунального хозяйства Республики Татарстан icon

Инструкция по делопроизводству в Министерстве строительства, архитектуры и жилищно-коммунального хозяйства Республики Татарстан



Смотрите также:
  1   2   3   4   5


Приложение

к приказу Министерства строительства,

архитектуры и жилищно-коммунального

хозяйства Республики Татарстан

от " ___ " ____________ 2013 г. № _____


ИНСТРУКЦИЯ

по делопроизводству в Министерстве строительства, архитектуры

и жилищно-коммунального хозяйства Республики Татарстан


I. Общие положения

1.1. Инструкция по делопроизводству в Министерстве строительства, архитектуры и жилищно-коммунального хозяйства Республики Татарстан (далее - Инструкция) разработана в соответствии с Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. №477 «Об утверждении правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти», Методическими рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными приказом Росархива от 23 декабря 2009 г. №76, ГОСТ Р6.30-2003, постановлением Кабинета Министров Республики Татарстан от 5 декабря 2005 г. №563 «Об утверждении Регламента Кабинета Министров Республики Татарстан – Правительства Республики Татарстан и Положения об Аппарате Кабинета Министров РТ – Правительства РТ», и иных нормативных правовых актов.

1.2. Инструкция устанавливает общие требования к функционированию службы документационного обеспечения управления, документированию управленческой деятельности и организации работы с документами.

1.3. Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, осуществляемые с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий.

Автоматизированные технологии обработки документной информации, применяемые в Министерстве строительства, архитектуры и жилищно-коммунального хозяйства Республики Татарстан (далее – Министерство), должны отвечать требованиям настоящей Инструкции.

1.4. Правила работы с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения, установлены в Положении о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти и уполномоченном органе управления использованием атомной энергией, утвержденном постановлением Правительства Российской Федерации от 3 ноября 1994 г. № 1233 «Об утверждении Положения о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти и уполномоченном органе управления использованием атомной энергией».

1.5. Порядок работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну, и с обращениями граждан определяется соответствующими инструкциями, административными регламентами.

1.6. Организация, ведение и совершенствование системы документационного обеспечения управления на основе единой технической политики и применения современных технических средств в работе с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в подразделениях Министерства осуществляются отделом организационной работы и делопроизводства (далее – ООРиД), на который возложены функции по документационному обеспечению управления.

1.7. Выполнение Инструкции обязательно для каждого работника Министерства, с ее требованиями работники должны быть ознакомлены под роспись, в том числе при приеме на работу.


^ II. Правила подготовки и оформления документов


2.1. Подготовка и оформление проектов законодательных актов

2.1.1. Министерство, осуществляющее функции по выработке государственной политики и нормативному правовому регулированию в установленной сфере деятельности, разрабатывает проекты законодательных актов Республики Татарстан во исполнение планов законопроектной деятельности и соответствующих поручений, а также по собственной инициативе.

2.1.2. Подготовка и оформление проектов законодательных актов производятся в соответствии с порядком, установленным Регламентом Аппарата Президента Республики Татарстан, Регламентом Государственного Совета Республики Татарстан, Регламентом Кабинета Министров Республики Татарстан  Правительства Республики Татарстан, настоящей Инструкцией и иными нормативными правовыми актами.

2.1.3. При подготовке проектов законодательных актов рекомендуется применять текстовый редактор Word for Windows с использованием шрифтов Times New Roman Cyr размером № 12 (для оформления табличных материалов) и №№ 13, 14, 15 для оформления других материалов через 1-2 интервала.


^ 2.2. Подготовка и оформление проектов нормативных правовых актов

2.2.1. Нормативные правовые акты издаются Министерством в пределах своей компетенции в соответствии с Положением о Министерстве в виде приказов, правил, регламентов, инструкций и положений.

2.2.2. Издание нормативных правовых актов в Министерстве в виде писем и телеграмм не допускается.

2.2.3. Порядок подготовки и оформления нормативных правовых актов Министерства устанавливается пунктами 2.4 и 2.5 настоящей Инструкции.

2.2.4. При подготовке документов рекомендуется применять текстовый редактор Word for Windows с использованием шрифтов Times New Roman Cyr размером № 12 (для оформления табличных материалов) и №№ 13, 14, 15 для оформления других материалов через 1-2 интервала.


^ 2.3. Бланки документов

2.3.1. Документы Министерства должны оформляться на бланках и иметь установленный комплекс обязательных реквизитов и порядок их расположения.

Бланки документов изготавливаются на стандартных листах бумаги форматов А4 (210×297 мм) и А5 (148×210 мм).

Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля:

20 мм  левое; 10 мм  правое; 20 мм  верхнее; 20 мм  нижнее.

2.3.2. В Министерстве применяются следующие бланки:

бланк письма;

бланк конкретного вида документа.

В зависимости от расположения реквизитов устанавливают два варианта бланков  угловой и продольный.

Состав видов и формы бланков, применяемых в Министерстве, утверждаются приказом Министерства по представлению ООРиД.

2.3.3. Бланки документов Министерства подлежат учету. На бланках типографским способом, нумератором или с помощью имеющихся технических средств проставляются порядковые номера и tag-коды.

2.3.4. Бланки документов должны использоваться строго по назначению и без соответствующего разрешения не могут передаваться другим организациям и физическим лицам (гражданам).

2.3.5. Введение в обращение по мере необходимости новых бланков документов осуществляется согласно приказу Министерства. Соответствующие предложения вносятся ООРиД вместе с образцами предлагаемых бланков.

Образцы бланков документов приведены в приложениях №№ 1, 2, 4, 11.


^ 2.4. Оформление реквизитов в процессе подготовки документов

2.4.1. При подготовке организационно-распорядительных документов работники Министерства оформляют реквизиты документов с учетом ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

2.4.2. Код Министерства (указывается по усмотрению Министерства).

Код Министерства проставляется по Общероссийскому классификатору органов государственной власти и управления (ОКОГУ), а также по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).

2.4.3. Основной государственный регистрационный номер юридического лица (указывается по усмотрению Министерства).

Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) Министерства проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

2.4.4. Идентификационный номер налогоплательщика/код и причины постановки на учет (указывается по усмотрению Министерства).

Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

2.4.5. Наименование Министерства.

Наименование Министерства должно соответствовать его наименованию, указанному в Положении о нем.

2.4.6. Справочные данные о Министерстве.

Справочные данные о Министерстве включают почтовый адрес, номер телефона и другие сведения по усмотрению Министерства (номера факсов, телексов, адрес электронной почты и т.д.).

2.4.7. Наименование вида документа.

Наименование вида документа, создаваемого Министерством, должно соответствовать видам документов, предусмотренным Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД).

2.4.8. Код формы документа (указывается по усмотрению Министерства).

Код формы документа проставляют в соответствии с Общероссийским классификатором управленческой документации.

2.4.9. Дата документа.

Датой документа является дата его подписания (распорядительные документы, письма) или события, зафиксированного в документе (протокол, акт). Для утверждаемого документа (регламент, план, инструкция, положение, отчет) – дата утверждения.

Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ. При подготовке проекта документа печатается только обозначение месяца и года.

Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, должны датироваться и подписываться.

Документы, изданные совместно двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату.

Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год – четырьмя арабскими цифрами.

Например: 24.01.2013

Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например: 24 января 2013 г.

2.4.10. Регистрационный номер документа.

Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др.

Например: 04-02-111.

Регистрационный номер документа, составленного несколькими юридическими лицами, состоит из присвоенных ими регистрационных номеров документа, перечисленных в порядке перечисления авторов документа через косую черту.

2.4.11. Ссылка на регистрационный номер и дату документа.

Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ.

2.4.12. Место составления или издания документа.

Место издания документа указывается в том случае, если затруднено его определение по реквизитам общего бланка или бланка конкретного вида документа. Место составления или издания документа указывают с учетом принятого административно-территориального деления, оно включает только общепринятые сокращения.

2.4.13. Адресат.

Документы адресуют организациям, их структурным подразделениям, должностным или физическим лицам.

Реквизит "Адресат" печатается через 1-2 строки после реквизита "2.4.6. Справочные данные о Министерстве" шрифтом размером № 14 через 1 межстрочный интервал, на правой половине текстового поля страницы. Точка в конце реквизита не ставится.

При адресовании документа организации, ее структурному подразделению без указания должностного лица их наименования пишутся в именительном падеже.

Допускается центрировать все строчки реквизита "Адресат" по отношению к самой длинной строке.

Например:

Министерство культуры и массовых коммуникаций
Российской Федерации

Административно-правовой департамент


При направлении документа конкретному должностному лицу наименование организации и подразделения указывается в именительном падеже, а должность и фамилия в дательном.

Например:

Министерство образования и науки
Российской Федерации

Департамент  управления делами
Ведущему специалисту А.И. Петрову


При адресовании документа руководителю организации ее наименование входит в состав наименования должности адресата.

Например:

Генеральному директору
ГУП "Татинвестгражданпроект"
А.А. Хуснутдинову


В состав реквизита "Адресат" входит почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи.

При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес.

Например: ОАО «Водоканалсервис»

Тэцевская ул., д. 191,

Казань, 420085


Документ не должен содержать более четырех адресатов, каждый экземпляр такого документа должен быть подписан. Адресаты печатаются через 1 межстрочный интервал и отделяются один от другого одним межстрочным интервалом.

При адресовании документа в несколько однородных организаций их названия следует указывать обобщенно, например:





страница1/5
Дата конвертации05.12.2013
Размер0,77 Mb.
ТипИнструкция
  1   2   3   4   5
Разместите кнопку на своём сайте или блоге:
rud.exdat.com


База данных защищена авторским правом ©exdat 2000-2012
При копировании материала укажите ссылку
обратиться к администрации
Документы