«Документалистика, документоведение, архивоведение» icon

«Документалистика, документоведение, архивоведение»



Смотрите также:
  1   2   3   4   5   6   7   8   9   ...   21
ВСЕРОССИЙСКИЙ НАУЧНО-ИССЛЕДОВАТЕЛЬСКИЙ ИНСТИТУТ

ДОКУМЕНТОВЕДЕНИЯ И АРХИВНОГО ДЕЛА


Романченко Елена Валерьевна


ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ И ПРАКТИЧЕСКИЕ АСПЕКТЫ ВНЕДРЕНИЯ СИСТЕМ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА В ХОЛДИНГАХ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ


Диссертация на соискание ученой степени

кандидата исторических наук

специальность 05.25.02

«Документалистика, документоведение, архивоведение»


Научный руководитель

д.и.н., профессор,

заслуженный работник культуры РФ

М.В. Ларин


Москва 2013

СОДЕРЖАНИЕ



Введение 3

Ларичев А.А., Мякотин А.А. Автоматизированные технологии в работе архива (на примере ГУСО «Центральный государственный архив Самарской области») // Делопроизводство. 2011. № 4. С. 46 – 59. 19

1.Холдинг, как объект исследования 30

1.1. Особенности организационной структуры холдинга 30

Федеральный закон от 08.02.1998 № 14-ФЗ (ред. от 11.07.2011) «Об обществах с ограниченной ответственностью» // Собрание законодательства Российской Федерации.16.02.1998. № 7. Ст. 785, Статья 6. Дочерние и зависимые общества, п. 4. 43

Гражданский кодекс Российской Федерации (часть первая) от 30.11. 1994 № 51-ФЗ (ред. от 06.04.2011) // Собрание законодательства Российской Федерации. 05.12.1994. № 32. Ст. 3301. 58

Федеральный закон от 12.01.1996 № 7-ФЗ (ред. от 16.11.2011) «О некоммерческих организациях» // Собрание законодательства Российской Федерации. 15.01.1996. №3. Ст. 145. 58

1.2.Информационные потоки холдинга 61

Положение о правилах ведения бухгалтерского учета в кредитных организациях, расположенных на территории Российской Федерации (утв. Банком России 16.07.2012 № 385-П) (ред. от 26.09.2012) (Зарегистрировано в Минюсте России 03.09.2012 N 25350) // Вестник Банка России. 25.09.2012. № 56 – 57. 68

Федеральный закон от 26.07.2006 №135-ФЗ (ред. от 18.07.2011, с изм. от 21.11.2011) «О защите конкуренции» // Собрание законодательства Российской Федерации. 31.07.2006. № 31 (1 ч.). Ст. 3434; 68

Приказ ФАС РФ от 25.12.2007 № 447 (ред. от 26.04.2010) «Об утверждении административного регламента Федеральной антимонопольной службы по исполнению государственной функции по возбуждению и рассмотрению дел о нарушениях антимонопольного законодательства Российской Федерации» (Зарегистрировано в Минюсте РФ 31.01.2008 № 11067) // Российская газета. 28.06.2008. № 138. (опубликован без приложения №10). 68

Федеральный закон от 08.02.1998 №14-ФЗ (ред. от 11.07.2011) «Об обществах с ограниченной ответственностью» // Собрание законодательства Российской Федерации. 16.02.1998. № 7. Ст. 785; Федеральный закон от 12.01.1996 № 7-ФЗ (ред. от 16.11.2011) «О некоммерческих организациях» // Собрание законодательства Российской Федерации. 15.01.1996. № 3. Ст. 145; Федеральный закон от 26.12.1995 № 208-ФЗ «Об акционерных обществах» // Собрание законодательства Российской Федерации. 1996. № 1. Ст. 69. 68

1.3.Состав документации холдинга 78

1.4.Информационная среда холдинга 91

Федеральный закон  от 27.07.2006 N 149-ФЗ  (ред. от 06.04.2011, с изм. от 21.07.2011) «Об информации, информатизации и защите информации» // Собрание законодательства Российской Федерации. 31.07.2006. № 31 (ч.1). Ст. 3448. 91

Федеральный закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ (ред. от 06.04.2011, с изм. от 21.07.2011) «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» // Собрание законодательства Российской Федерации. 31.07.2006. № 31 (ч.1). Ст. 3448. 100

Гражданский кодекс Российской Федерации (часть первая) от 30.11.1994 № 51-ФЗ (ред. от 30.11.2011) // Собрания законодательства Российской Федерации. 05.12.1994. № 32. Ст. 3301. 107

2.Особенности выбора системы электронного документооборота в холдинге 113

2.1.Стратегия принятия решения о внедрении системы электронного документооборота в холдинге 113

2.2.Проблематика выбора системы электронного документооборота для автоматизации документооборота в холдинге 129

2.2.1.Методы оценки современных систем электронного документооборота 129

2.2.2.Выбор системы электронного документооборота 154

Колесов А. Нужна ли мобильность в СЭД? // PCWeek. 28.02.2012. 167

3.Порядок и проблемы внедрения системы электронного документооборота в холдинге 177

3.1.Основные этапы проекта внедрения СЭД в холдинге и применяемые при реализации проекта методы 177

Скиба О.А. Внедрение системы электронного документооборота: риски и способы их преодоления // [Информационный ресурс]. Режим доступа: http://www.sekretariat.ru/discuss/91392/ 180

Назаренко А.А. Автоматизация документооборота в организации: распространенные мифы и заблуждения // Современные технологии делопроизводства и документооборота. 2012. № 9. С. 13 - 19. 183

Назаренко А.А. Автоматизация документооборота в организации: распространенные мифы и заблуждения // Современные технологии делопроизводства и документооборота. 2012. № 9. С.13 - 19. 186

3.2. Проблемы, возникающие при реализации проекта внедрения СЭД в холдингах и пути их решения 192

Романов Д.А. Новые сапоги всегда жмут, или Как управлять преобразованиями при внедрении СЭД? // Современные технологии делопроизводства и документооборота. 2012. № 12. С. 6 - 29. 195

Там же. 195

Там же. 195

Там же. 195

Заключение 201

1.Перечень обязательных полей регистрационно-контрольной карточки (РКК) входящего документа 207

2.Перечень возможных статусов РКК входящего документа и условия их изменения 223

3.Работа с базой данных входящих документов 225

4.Перечень обязательных полей карточки поручения 225

5.Создание вложенных поручений 230

6.Работа с поручениями в СЭД 233

7.Перечень возможных статусов РКК поручения и условия их изменения 233

8.Создание Отчета по поручению / создание консолидированного отчета 235

9.Перечень обязательных полей карточки отчета поручения 235

10.Перечень возможных статусов карточки отчета по поручению и условия их изменения 238

11.Соответствие возможных статусов РКК входящего документа / поручения, созданного из РКК входящего документа / отчета по поручению 238

12.Перечень функций, которые можно выполнять в СЭД из РКК входящего документа 238

13.Перечень функций, которые можно выполнять в СЭД из РКК поручения, созданного из РКК входящего документа 239

14.Перечень функций, которые можно выполнять в СЭД из карточки отчета по поручению 240

15.Перечень ролей пользователей СЭД, осуществляющих работу с РКК входящих документов 240

16.Организация контроля исполнения входящих документов 242

Список использованных источников и литературы 245



Введение


Последнее десятилетие ХХ века в нашей стране было насыщено событиями, связанными с глобальными изменениями системы государственного устройства и управления, проведением приватизации и началом формирования частного сектора в экономике, в том числе возникновением холдингов и корпораций, которые за короткий период времени проникли практически во все сферы и области деятельности. Эффективное управление этими компаниями требовало незамедлительного перехода на современные, гибкие методы управления бизнес-процессами, основанные на последних достижениях компьютерной революции 1980–х гг., главными достижениями которой стали повсеместное распространение персональных компьютеров, создание информационно-коммуникационных инфраструктур, развитие информационных технологий.

Активному развитию и внедрению информационных технологий в российских организациях и компаниях способствовала политика, планомерно проводимая Правительством Российской Федерации.

Организации, осуществляющие свою деятельность в реальных секторах экономики и действующие в правовом поле нашей страны, должны активно реагировать на политику правительства в сфере применения новейших технологий, в том числе информационных систем, призванных автоматизировать работу с документами. Так, в их деятельности самое широкое применение должно найти распоряжение Правительства РФ от 11.06.2013 № 953-р «Об утверждении плана мероприятий («дорожной карты») «Повышение качества регуляторной среды для бизнеса»»1. Указанный документ не только является последовательным шагом Правительства Российской Федерации в области оптимизации и повышения прозрачности работы органов государственной власти2, но и содержит перечень требований по расширению сферы применения информационных технологий при работе с документами.

Информационные системы, автоматизирующие документооборот (СЭД), активно начали применяться в России около 20 лет назад3, однако только в последние несколько лет они стали рассматриваться и внедряться не только как системы для автоматизации процессов управления документами, но и как полноценные платформы для создания единого информационного пространства, что, безусловно, расширяет границы их использования и повышает к ним интерес со стороны научного сообщества.

Особенно следует отметить потребность в автоматизации процессов управления документами для холдингов4, которые на современном этапе истории нашей страны являются одними из основных хозяйствующих субъектов, осуществляющих свою деятельность в ключевых сферах отечественной экономики5: финансы, оборонная промышленность, добыча и переработка полезных ископаемых, энергетика, строительство, предоставление транспортных и иных услуг. Вместе с тем необходимо отметить, что точное количество холдингов в России назвать сложно в силу того, что, согласно действующему законодательству, образование холдинга не влечет за собой регистрационных процедур.

Из широко известных компаний холдингового типа можно назвать такие, как промышленно-финансовый консорциум «Альфа-Групп», финансовая компания «УРАЛСИБ», финансовая группа «Брокеркредитсервис», Российское открытое акционерное общество энергетики и электрификации «ЕЭС РОССИИ», Открытое акционерное общество «Газпром», группа «Мечел», Открытое акционерное общество «Российские железные дороги», аэропорт «Домодедово».

Имея стратегию, направленную на высокую эффективность деятельности, а также гибкую систему управления, холдинги развиваются, создавая новые организации или присоединяя, поглощая более мелкие компании6. При этом эффективность деятельности холдинговых компаний тесным образом связана с необходимостью интеграции всех организаций, входящих в холдинг, в общую систему управления, решением комплекса вопросов по оптимизации, стандартизации и автоматизации управленческих процессов, включая процессы управления документами. Для решения такой задачи требуется детальное изучение состава документов холдингов, определение принципов движения документационных потоков, формирование подходов и методологических приемов, позволяющих реализовать проекты внедрения СЭД в условиях территориальной распределенности.

Одновременно стоит отметить сложность решения вопросов по автоматизации документооборота в холдингах из-за наличия у них ряда особенностей, не свойственных другим типам компаниям. Изучение и анализ научных исследований в области корпоративного права, управления финансами и ведения бухгалтерского учета, внедрения информационных технологий позволяет говорить о том, что холдинговые компании имеют такие отличительные характеристики, как сложная система управления, наличие большого количества процессов, в рамках которых происходит движение информации и документов, территориальная удаленность обществ и структурных подразделений организаций, входящих в холдинг, и некоторые другие. Необходимость учета специфики организации процессов управления документами в холдингах создает дополнительные требования и ограничения при проектировании, выборе и внедрении СЭД.

Кроме того, существует проблема выбора информационных систем для автоматизации документооборота холдингов, которая вызвана многообразием СЭД, представленных на современном ИТ-рынке, а также отсутствием единого национального норматива, содержащего полный перечень требований к функциональным и техническим характеристикам. Безусловно, стоит отметить шаги по стандартизации требований к СЭД, которые делает правительство нашей страны. Вместе с тем, нельзя не признать, что единственный действующий нормативный документ, описывающий требования к системам электронного документооборота федеральных органов исполнительной власти 7, может служить лишь основой для разработки требований к СЭД, призванной автоматизировать документооборот холдингов, но не может широко применяться в качестве единственного комплексного методического документа по причине того, что он не охватывает весь спектр задач, решаемых при автоматизации документооборота холдингов.

Также следует сказать об отсутствии готовой методологии проектирования, выбора и внедрения СЭД в территориально распределенных компаниях со сложной структурой управления. То есть, несмотря на то что проблеме внедрения СЭД в организациях посвящено значительное количество научных работ и исследований, публикаций и материалов научно-практических форумов и конференций, вопросы изучения принципов, определения методов, подходов при проведении работ по автоматизации документооборота холдингов остались малоизученными.

Сложность и многогранность рассматриваемой в диссертационной работе проблемы, а также отсутствие готовой методологии внедрения СЭД в компаниях холдингового типа подтверждают актуальность выбранной темы исследования.

В этой связи предпринятая в диссертационном исследовании попытка анализа и обобщения научных знаний и положительного опыта в части выявления и применения эффективных методов внедрения СЭД в холдингах отвечает потребностям современного документоведения.

^ Хронологические рамки исследования обусловлены спецификой выбранной темы и охватывают период с начала 1990-х гг. по настоящее время.

Начало 1990-х гг. в нашей стране было ознаменовано рядом масштабных изменений, связанных с преобразованием системы государственного устройства и управления, проведением приватизации и началом формирования частного сектора в экономике, в том числе возникновением холдингов и корпораций. Условия жесткой рыночной среды потребовали от руководителей и акционеров компаний применения в системе управления современных, гибких и адаптивных методов, основанных на последних достижениях микрокомпьютерной революции 1980–х гг., главными результатами которой стало повсеместное использование персональных компьютеров, создание информационно-коммуникационных инфраструктур, внедрение современного программного обеспечения.

Одновременно с этими процессами в России появились такие ИТ-компании, как «ИнтерТраст», «Электронные офисные системы» («ЭОС»), «АйТи», «Digital Design», «Sintelleсt», «TerraLink», «Ланит», специализирующиеся на разработке информационных систем, предназначенных для автоматизации процессов управления документами. В силу специфики своей деятельности эти ИТ-структуры хорошо адаптированы к условиям рыночной экономики и проводят гибкую политику разработки программных продуктов под требования заказчика.

То есть уже в начале 1990-х гг. ХХ века в Российской Федерации были заложены основы для формирования ИТ-рынка профессиональных программных продуктов, предназначенных для автоматизации документационного обеспечения управления (СЭД), внедрение, эксплуатация и модернизация которых продолжается до настоящего времени.

Проблемы, которые возникают в ходе проектирования, выбора и внедрения СЭД в компаниях холдингового типа, рассматриваются в данной работе.

^ Степень разработанности темы

Анализ рассматриваемой предметной области показывает, что проблема внедрения СЭД в компаниях холдингового типа не нашла отражения в известных на сегодня исследованиях и фундаментальных трудах в области документоведения и архивоведения, действующие нормативные и методические документы не рассматривают порядок организации документооборота холдинговых компаний, также отсутствуют методические рекомендации по выбору и внедрению СЭД в холдингах. Кроме того, большая часть научных публикаций, диссертационных работ и методической литературы, посвященных вопросам внедрения СЭД, носит общий рекомендательный или прикладной характер и отражает в основном вопросы внедрения СЭД в отдельных предприятиях или государственных структурах.

Изучение научных работ и публикаций ученых-документоведов Ларина М.В., Рыскова О.И., Янковой В.Ф., Бобылевой М.П., Кузнецовой Т.В., Быковой Т.А., Пшенко А.В., Залаева Г.З., Кузнецова С.Л. предоставляет богатый материал для детального анализа законодательной базы и нормативных документов в области документоведения и архивного дела, позволяет подробно изучить вопросы управления документами в организациях, обобщить практический и теоретический опыт проектирования, выбора, внедрения СЭД8. Вместе с тем нужно отметить, что научные исследования ученых-документоведов не рассматривают прямо теоретические и практические аспекты внедрения СЭД в холдингах и прикладные вопросы автоматизации документооборота в территориально распределенных холдинговых компаниях.

Научные публикации по вопросам теоретических и практических аспектов постановки работы архивов, рассмотрению проблем обеспечения сохранности документов, предоставлению доступа к документам на бумажных и электронных носителях, анализу обзорных материалов по использованию информационных технологий в работе государственных архивов и архивов компаний, оценке проектов внедрения электронных архивов указанных ученых, безусловно, имеют огромное теоретическое и практическое значение для архивного дела в нашей стране, но лишь в незначительной степени дают информацию для изучения и анализа вопроса реализации проекта внедрения СЭД корпоративного уровня в холдинге9.

Всестороннее изучение и анализ научных исследований в области корпоративного права, бухгалтерского учета и экономики в трудах таких авторов, как Мармазова С.И.10, Коваленко Н.Ю.11, Лаптев И.А.12, Данников В.В.13, Харитонов М.Н.14, Цибисов Д.Ю.15, Четвериков А.В.16, Гордеева Т.А.17 позволяют выделить общие принципы, лежащие в основе управления холдингами, изучить нормы правового регулирования, оказывающие влияние на организацию взаимодействия обществ холдинга, понять особенности различных классификационных типов холдингов, принципы формирования корпоративных структур, построения управленческих моделей. И хотя указанные научные исследования не рассматривают теоретические и практические вопросы организации и автоматизации управленческих процессов, они дают необходимый материал для построения модели документооборота холдингов.

Завершая анализ степени изученности темы, стоит сказать, что научное обеспечение затронутых в диссертационном исследовании проблем на сегодня в значительной мере отстает от требований практики. То есть в настоящее время большая часть исследований и публикаций в области документоведения в части вопросов автоматизации и внедрения СЭД носит в основном прикладной характер и касается либо вопросов внедрения средств автоматизации документооборота в органах государственной власти, либо затрагивает вопросы внедрения СЭД в коммерческих компаниях. Исследования в области деятельности и вопросов управления холдингов отражают лишь узкие аспекты и не решают комплексно проблему повышения эффективности холдинга за счет применения средств автоматизации. Таким образом, имеющиеся исследования в этой области не обеспечивают потребностей холдингов. Такая ситуация свидетельствует о необходимости подробного исследования вопроса внедрения СЭД в холдингах, изучения методологического и исторического аспектов данного вопроса. В связи с этим автором была выбрана тема исследования «Теоретические и практические аспекты внедрения систем электронного документооборота в холдингах Российской Федерации».

Источниковая база и литература диссертации. С учетом того, что тема диссертации недостаточно разработана, в процессе исследовательской работы был использован максимально широкий круг источников. Перечень источников можно разделить на следующие основные группы:

  • нормативные акты по вопросам организации управления, информатизации и управления документацией;

  • международные и национальные стандарты и методические пособия, содержащие рекомендации по организации работы с электронными документами и внедрению систем управления документами;

  • научные исследования и публикации, посвященные вопросам управления холдингами, изучению законодательной базы применительно к регулированию деятельности холдингов, вопросам выбора и внедрения СЭД;

  • аналитические отчеты по вопросам внедрения СЭД;

  • материалы конференций и семинаров, посвященных вопросам организации и автоматизации документооборота;

  • материалы, полученные в ходе практического внедрения СЭД в холдинговых компаниях.

Поскольку российские холдинги осуществляют свою деятельность в условиях правового поля нашей страны, среди источников в первую очередь следует выделить нормативно-правовые акты, регулирующие правовые основы системы управления, которые также прямо или косвенно затрагивают вопросы управления документацией: Гражданский кодекс Российской Федерации (часть первая18 и часть четвертая19).

Далее необходимо назвать группу законодательных актов, регулирующих вопросы применения информационных технологий в целом и систем управления электронными документами в частности, такие как Федеральный закон от 07.07.2006 № 149-ФЗ (ред. от 06.04.2011) «Об информации, информационных технологиях и защите информации»20, Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных»21, Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ (ред. от 01.07.2011) «Об электронной подписи»22, Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ (ред. от 27.07.2010) «Об архивном деле в Российской Федерации»23.

Безусловно, одним из важнейших законодательных актов, закладывающих правовую базу использования информации и документации, в том числе в электронной форме, является Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», который регулирует отношения, возникающие при осуществлении права на поиск, получение, передачу, производство и распространение информации, применение информационных технологий и обеспечение защиты информации.

Не менее важным законодательным актом, определяющим условия использования электронной подписи для заверения электронных документов при организации обмена электронными документами, является Федеральный закон «Об электронной подписи», который не только стал последовательным продолжением закона «Об электронной цифровой подписи», но и кардинально изменил, поднял на более высокий уровень вопрос использования электронных документов в нашей стране.

Поскольку внедрение СЭД зачастую прямо связано с вопросами информационной безопасности, организации работы с документами, составляющими коммерческую тайну, содержащими персональные данные, то очень важное значение имеет изучение и использование таких источников, как Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных»24, Федеральный закон от 29.07.2004 № 98-ФЗ «О коммерческой тайне»25. Так, закон «О персональных данных» регулирует отношения, связанные с установлением, изменением и прекращением режима коммерческой тайны в отношении информации, составляющей секрет производства (ноу-хау). Положения Федерального закона «О коммерческой тайне» распространяются на информацию, составляющую коммерческую тайну, независимо от вида носителя, на котором она зафиксирована.

Перечисленные законодательные акты, безусловно, являются правовой основой для проектирования СЭД, а также для организации работы с документами в электронном виде и на бумажном носителе не только в холдингах, но и в других компаниях при организации взаимодействия с регулирующими и проверяющими организациями, а также на уровне министерств и ведомств.

Так как одной из причин интереса холдингов к вопросу автоматизации управленческих процессов является расширение сферы применения информационных технологий в нашей стране, при подготовке диссертационного исследования был изучен и проведен анализ основных нормативно-правовых актов Президента и Правительства РФ, которые не только подчеркивают значимость информационных систем электронного документооборота, но и определяют порядок взаимодействия при организации внутреннего и межведомственного взаимодействия26, намечают план последующих шагов по расширению зоны применения информационных технологий27.

Также важнейшую роль при работе над диссертационным исследованием сыграло изучение положений национальных и международных стандартов, содержащих методические рекомендации по управлению информацией и документацией. Методология работы с электронными документами и применения систем управления документами в России сформулированы в стандартах на терминологию делопроизводства, архивного дела и электронного обмена информацией28. Кроме того, в исследовании широко применяется стандарт 1548929, который определяет общие требования к оформлению и управлению документами и их метаданными, а также положения национального стандарта 53898-201, определяющего формат электронных сообщений.30

В целях выработки методологии выбора и внедрения СЭД в холдингах был изучен ряд научных работ и публикации таких исследователей, как Шиткина И.С. 31, Чумилев И.А.32, Пономарев А.С.33, Мармазова С.И.34, Коваленко Н.Ю.35, Лаптев И.А.36 и других авторов. Указанные работы позволили не только понять принципы управления холдингами, выявить порядок организации взаимодействия организаций, входящих в холдинги, но и послужили основой для исследования вопроса автоматизации документооборота в холдинговых компаниях.

Поскольку в основе организации делопроизводства холдинга лежат принципы традиционного делопроизводства, одним из важнейших источников информации для разработки методологических подходов в части выбора и внедрения СЭД в холдингах послужили научные исследования ученых-документоведов и архивистов. Ключевую информацию для разработки концептуальных и методологических основ выбора и внедрения СЭД в компании содержат научные работы таких ученых, как Ларин М.В. 37, Бобылева М.П. 38, Рысков О.И. 39, Янковая В.Ф. 40, Баласанян В.Э. 41, Кузнецов С.Л.42, Ермолаева А.В.43 Так, были изучены и проанализированы ключевые понятия в области электронного документооборота, классификация электронных документов44, материалы по вопросам внедрения СЭД в организациях, методические материалы по оценке возможностей и функционала современных СЭД, предлагаемых на отечественном ИТ-рынке. Стоит отметить, что фундаментальные исследования и публикации профессора Ларина М.В. и других ученых-документоведов содержат анализ действующего законодательства и нормативно-методических документов, лежащих в основе вопросов управления документацией в организации, включают ценнейшую информацию по истории развития вопроса автоматизации документационного обеспечения управления, анализ функциональных возможностей существующих на рынке СЭД, параметры и методы оценки систем45.

Так как вопрос автоматизации документооборота холдинга невозможно изучать обособленно от вопроса организации архивного хранения документов, в ходе диссертационного исследования были изучены научные труды Артизова А.Н., Привалова В.Ф., Химиной Н.И., , Ланского Г.Н. и других. Это позволило при разработке методологических подходов по выбору и внедрению СЭД в холдингах учесть опыт организации работы архивов, в том числе электронных46, а также опыт управления доступом к документам47.

Обширная дополнительная информация для исследования была получена при изучении материалов, опубликованных в научных журналах «Вестник архивиста» и «Отечественные архивы». Был рассмотрен и проанализирован ряд работ Комаровой А.А., Савиной Г.А., Сидоренко Е.В., посвященных опыту зарубежных коллег при внедрении электронного архива, нормативно-методическому обеспечению работы с электронными документами, применению информационных технологий при автоматизации работы архивов48, регламентации управленческих процедур49. Работы и исследования ученых-документоведов и архивистов стали основой для анализа и выработки рекомендаций о необходимости включения в требования к корпоративным СЭД параметров по организации хранения разных видов документов в электронном виде.

Изучение вопроса автоматизации документооборота холдинга не мыслится без понимания принципов организации работы в СЭД территориально удаленных обществ и подразделений холдингов. Именно поэтому в ходе работы над диссертацией было изучено и проанализировано исследование Лелиной (Химич) Ю.В. 50, которое позволило детально рассмотреть вопросы создания эффективного документооборота между организациями, объединенными в территориально распределенную структуру административного и отраслевого образований, изучить принципы построения и внедрения СЭД в территориально распределенной компании, изучить подходы к организации удаленной работы с документами в условиях применения автоматизированной системы.

Кроме перечисленных источников, при подготовке диссертационного исследования были рассмотрены периодические издания, предметом публикаций которых является применение современных технологий в области делопроизводства. Прежде всего, были изучены и применены в диссертационной работе материалы, опубликованные журналами «Современные технологии делопроизводства и документооборота» и «Делопроизводство».

Так, во многих публикациях журнала «Современные технологии делопроизводства и документооборота» поднимаются и рассматриваются вопросы проблематики автоматизации делопроизводства, вопросы участия и роли службы ДОУ в проектах автоматизации документооборота51. Ряд статей таких авторов, как Князева Т.В., Подкорытова Г.В., рассматривают вопросы проведения предпроектного обследования перед внедрением СЭД52, описывают методы выбора СЭД53. Эти публикации дают возможность получить актуальную информацию по предлагаемым на рынке решениям для автоматизации документооборота и представляют собой обширный практический материал для анализа, выбора методов реализации проекта внедрения СЭД.

В публикациях журнала «Делопроизводство» рассматриваются вопросы развития архивного дела в России, проблемы организации архивного хранения электронных документов54 и применения автоматизированных технологий в работе архивов55, что позволяет получить обширную информацию для формирования архивоведческих функциональных требований к СЭД.

Также в диссертации использовались материалы по услугам многих сервисных компаний, таких как Корпорация «ЭЛАР», компания «ОСГ Рекордз Менеджмент» и многих других, информация о которых есть в открытом доступе на интернет-сайтах, а также в материалах научно-практических выставок и конференций (2010 – 2012 гг.). Эти мероприятия проводятся регулярно и не только освещают тенденции в развитии СЭД и других программных решений, призванных автоматизировать процессы обработки документов, но и иллюстрируют прямую заинтересованность государственных органов и коммерческих компаний в применении информационных технологий.

В процессе работы были также использованы российские интернет-ресурсы, содержащие статьи, аналитические обзоры и отчеты по вопросам истории развития и применения средств автоматизации, тексты стандартов и методических пособий и иная практическая и аналитическая информация.

В диссертации нашел отражение и опыт практических разработок, полученных в ходе внедрения СЭД в ряде отечественных холдингов, а также при разработке программы обучения студентов кафедры АС ДОУ ИАИ РГГУ.

^ Предмет, объект, цель и задачи исследования

Выбор темы исследования обусловлен следующими факторами:

во-первых, необходимостью организаций быстро реагировать на политику правительства в сфере применения новейших технологий, в том числе информационных систем, призванных автоматизировать работу с документами;

во-вторых, потребностью повышения эффективности деятельности российских холдинговых компаний за счет решения комплекса вопросов по оптимизации, стандартизации и автоматизации управленческих процессов, включая процессы управления документами.

Объектом диссертационного исследования является информационно-документационная среда холдингов Российской Федерации.

Предметом данного исследования является комплекс архивоведческих и документоведческих требований к СЭД, учитывающих особенности организации документооборота в компаниях холдингового типа, а также особенности реализации проектов по автоматизации документооборота холдингов.

Цель диссертационной работы состоит в анализе теоретических знаний и практического опыта в области проектирования и внедрения СЭД, в выявлении и выработке наиболее эффективных организационно-методических подходов, которые в наибольшей степени позволяют автоматизировать документооборот в холдингах.

Для достижения цели исследования были поставлены следующие задачи:

  • анализ исторических аспектов возникновения и развития холдингов в современной России;

  • изучение специфики организационной структуры холдингов и ее влияния на организацию работы с документами;

  • исследование отличий в составе документации холдингов, принципов построения информационных и документационных потоков, организации информационной среды;

  • изучение в историческом развитии СЭД корпоративного уровня;

  • формирование документоведческих и архивоведческих функциональных требований к СЭД, внедряемых в компаниях холдингового типа.

Основой методологии диссертационного исследования является реалистичный и всесторонний подход к анализу проблем научного исследования. Методология работы представляет собой сложное соединение многих методов, которые применимы как при общенаучном подходе, так и при собственно документоведческом или подходах, применяемых в других науках.

Для проверки теоретических результатов было проведено научно-практическое исследование российского рынка современных систем электронного документооборота с позиции возможности их внедрения в условиях холдинга, при этом применялись следующие научные методы исследования: исторический, метод сравнительного анализа, компаративный метод, системный метод, метод перехода от частного к общему, метод унификации и оптимизации процессов обработки документов, метод балльной оценки по разработанным параметрам, метод анализа иерархий.

В настоящем диссертационном исследовании широко применяется метод анализа «от частного к общему», что позволяет сделать выводы после изучения конкретных законодательных актов, нормативно-методических документов.

Комплексный анализ законодательных актов Российской Федерации в сфере регулирования деятельности организаций, выявление ключевых моментов, оказывающих влияние на принятие стратегических и управленческих решений в области документационного управления производился при помощи таких методов, как метод системного подхода и метод сравнительного анализа.

^ Научная новизна и теоретическая значимость диссертационного исследования связаны со слабой изученностью в отечественном документоведении вопросов методологии внедрения СЭД в холдинговых компаниях.

На основании сравнительного изучения существующих методик внедрения СЭД впервые разработана и представлена методология внедрения СЭД корпоративного уровня в холдингах, сформулированы практические рекомендации по организации проекта внедрения.

^ Апробация работы. Главные положения диссертационной работы изложены в публикациях по теме исследования, применялись при разработке программы «Методические основы и технологии применения электронной цифровой подписи» для студентов кафедры АС ДОУ ИАИ РГГУ, при работе над проектом архивоведческих и документоведческих функциональных требований к информационным системам, обеспечивающим электронный документооборот в процессе внутренней деятельности федеральных органов исполнительной власти, а также апробированы автором в сообщениях на Международной научно-практической конференции «Документация в информационном обществе» (2011)56.

^ Практическая значимость исследования. Полученные материалы исследования могут быть применены в реальных условиях внедрения СЭД в российских холдингах, а также при проектировании и разработке новых программных продуктов для автоматизации процессов документооборота на корпоративном уровне. Кроме того, материалы исследования могут быть использованы для разработки методических пособий по вопросам применения информационных технологий в ДОУ, в учебном процессе подготовки специалистов в области делопроизводства и архивного дела.

На основании практического опыта проектирования информационных систем для автоматизации деловых процессов управления документами были разработаны решения, которые нашли применение при проектировании и внедрении систем электронного документооборота, модернизации информационных систем в нескольких крупных российских холдингах.

В ходе реализованных проектов производилась комплексная оценка состава документов, документопотоков, системы управления, осуществлялся выбор оптимального варианта для внедрения с учетом особенностей конкретных холдингов. Наиболее масштабное внедрение охватывало более 10 обществ холдинга, территориально расположенных в различных регионах Российской Федерации, в том числе за полярным кругом, в условиях отсутствия стационарной связи (Ямало-Ненецкий автономный округ), что налагало дополнительные требования и ограничения к выбираемой и внедряемой системе.

^ Структура и содержание работы

Диссертационное исследование состоит из введения, трех глав, заключения и библиографического списка.

Основные выводы исследования представлены в конце каждого параграфа, главы и в заключении.

^ Во введении раскрыта актуальность диссертационного исследования, определены цели и задачи работы, приведена практическая значимость, которые свидетельствуют о вкладе автора в вопросы организации управления документами и разработку проблемы автоматизации документооборота компаний, предопределены результаты исследования.

^ В первой главе рассмотрены проблемы правового регулирования деятельности холдингов, управления финансами, организации производственных процессов, дано определение холдинга, раскрывающее его сущность применительно к российскому обществу, рассматривается историческая закономерность создания и развития холдингов в современных экономических условиях, выделены основные типы холдингов, сформулированы принципы построения их структуры, изучена роль основного общества или управляющей компании в организации деятельности холдингов.

Разностороннее изучение и комплексный анализ информации о моделях управления холдингами позволили утверждать, что холдинги обладают рядом отличительных особенностей, к которым, прежде всего, относится наличие, наряду с гражданско-правовой моделью, корпоративной структуры управления, что создает необходимые условия для выполнения общих управленческих задач и достижения единых стратегических целей.

Опираясь на научные работы некоторых других ученых-документоведов и исследователей в области корпоративного управления, на материалы, полученные в рамках практического изучения деятельности холдингов, а также на принципы организации управления в них («децентрализация операций при централизации контроля»57), в диссертации рассматриваются особенности состава документов обществ холдингов, анализируются уровень их создания и маршруты движения. Изучение документного состава и порядка взаимодействия обществ холдинга в целях выполнения общих целей и задач позволило выделить корпоративные документопотоки, через которые доводятся принятые в основном обществе или управляющей компании решения до всех участников процессов, осуществляется контроль деятельности и производится получение отчетной информации, являющейся основой для проведения анализа и стратегического планирования.

Знание модели движения документов и информации в холдинговых компаниях позволяет сформировать комплексные документоведческие и архивоведческие функциональные требования к СЭД. При этом одним из основных критериев выбора СЭД, внедряемых в холдингах, должен стать критерий оценки возможности создания и поддержки множественных схем движения документов внутри холдингов (обеспечения корпоративного документопотока). Исходя из этого же критерия, при проектировании, выборе и внедрении СЭД должна учитываться техническая возможность ее интеграции с другими программными приложениями и информационными системами холдингов, что позволит включить СЭД в корпоративную информационную среду, гибко настраивать маршруты движения документов в зависимости от условий процессов, в рамках которых они оформляются.

Исходя из необходимости достижения максимальной эффективности в работе с документами в холдингах, в диссертации предлагается возможность применения вместе с СЭД других технологических решений, позволяющих расширить область автоматизации, оптимизировать процессы управления документами, повысить оперативность передачи информации. В качестве примера, широко встречающегося на практике, приводится внедрение модуля потокового ввода и распознавания документов, применяемого холдингами для обработки документов, оформляемых при обслуживании клиентов.

^ Во второй главе диссертационного исследования обобщен научный и практический опыт проведения анализа современного российского рынка СЭД, рассмотрены методы, предложенные учеными-документоведами и исследователями в области автоматизации документооборота, даны практические и методологические рекомендации по выбору оптимальной для автоматизации документооборота территориально распределенного холдинга информационной системы.

Так как холдинги осуществляют свою деятельность в различных сферах реальной экономики, активно взаимодействуют с регулирующими и проверяющими организациями, с органами власти, в исследовании рекомендовано на этапе проектирования и выбора СЭД проводить всестороннее изучение требований отраслевой и федеральной законодательной базы, нормативных и методических документов, научных работ и исследований. Предложение такого подхода связано в значительной мере с решительными шагами правительства, направленными на повышение роли электронного документооборота, что позволит глубоко изучить тенденции в области развития информационных технологий и корректно сформировать требования к СЭД, правильно проводить настройку и эксплуатацию системы.

Кроме того, с целью оптимизации проводимой работы по выбору информационных систем для автоматизации документооборота холдингов, в диссертации делается акцент на необходимости проведения предварительного изучения рынка СЭД, адаптированности предлагаемых информационных систем к условиям холдингов. Такой подход позволяет сократить количество рассматриваемых в качестве потенциальных информационных систем, ускорить реализацию проекта.

Вместе с тем, учитывая многообразие предложений по автоматизации документооборота на ИТ-рынке, а также сложность выбора и внедрения СЭД в холдингах, в диссертации рассмотрены передовые методы, позволяющие осуществить выбор информационной системы, соответствующей предъявляемым требованиям. Изучение и анализ таких научных методов, как метод сравнительного анализа, компаративный метод, интервьюирование, анкетирование и опрос, метод балльной оценки по разработанным параметрам, предложенным Лариным М.В., Бобылевой М.П., Князевой Т.В. и некоторыми другими учеными и исследователями, позволяет говорить о возможности их применения при выборе СЭД в холдингах при условии расширения перечня критериев, учитывающих специфику документооборота холдингов.

Также в диссертационном исследовании рассматриваются практические примеры, когда в результате применения различных научных методов, основанных на многокритериальном подходе, осуществляется выбор нескольких информационных систем со сходными техническими и функциональными возможностями. В целях выработки методологии выбора единственной информационной системы для автоматизации документооборота, в диссертации приведены рекомендации ученых-документоведов, заключающиеся в необходимости повторного проведения всего комплекса работ по выбору СЭД. При этом отмечается неэффективность такого подхода и даются рекомендации по применению метода анализа иерархий, разработанного Саати Т. 58, который позволяет из двух и более предварительно выбранных решений определить оптимальный вариант, соответствующий всем предъявляемым требованиям. Применение метода анализа иерархий Саати Т. позволяет не только точно выбрать подходящую информационную систему, но и значительно сократить время реализации проекта.

Таким образом, комплексное применение рекомендованных методов, дополненных ключевыми для холдингов критериями, позволяет произвести всестороннее изучение современных СЭД, предлагаемых на ИТ-рынке, а также выбрать из них оптимальное для автоматизации документооборота конкретного холдинга.

^ В третьей главе проанализированы наиболее часто применяемые на практике методы внедрения СЭД, сформулированы отличительные особенности реализации проектов по автоматизации документооборота в холдинговых компаниях, предложены решения по реализации отдельных этапов внедрения СЭД в условиях холдингов, проведен анализ основных рисков проекта.

В ходе диссертационной работы подчеркивается важность учета и применения национальных стандартов при внедрении СЭД, необходимость руководствоваться нормами в области информационных технологий59, электронного документооборота60, делопроизводства61.

Учитывая специфику организации документооборота в холдинговых компаниях, в исследовании делается особый акцент на необходимости реализации пилотного проекта, позволяющего смоделировать корпоративный документопоток. Кроме того, внедрение СЭД в пилотном режиме дает возможность оценить соответствие выбранной информационной системы ранее сформулированным требованиям, внести коррективы в требования к системе, скорректировать ход внедрения, минимизировать непроизводственные издержки.

Особое внимание в диссертации уделяется комплексному подходу при автоматизации документооборота холдинга, который включает в себя не только разработку локальных нормативных актов, регулирующих работу с документами, но и обучение пользователей информационной системы по группам, в зависимости от выполняемого ими функционала при работе с документами. При этом рассматриваются тенденции по обучению персонала компаний работе в СЭД, подчеркивается необходимость проведения раздельного обучения предметных специалистов от остальных групп пользователей и ИТ-специалистов.

Учитывая сложность и длительность проекта внедрения СЭД в холдингах, в ходе исследования проведено изучение и анализ ключевых рисков, оказывающих влияние на ход и результат проекта. Из наиболее часто встречающихся в холдинговых компаниях рисков отмечены: управленческие (со стороны руководства холдинга), проектные (со стороны проектной рабочей группы холдинга), операционные (со стороны персонала холдинга), технические и другие риски. При рассмотрении различных групп рисков, возникающих в ходе реализации проекта внедрения СЭД, предложены пути их решения, подчеркнуто, что всесторонний анализ управленческой деятельности холдинга, проблем, связанных с выполнением процессов управления документами, позволяет предпринимать предупреждающие шаги и своевременно эти риски минимизировать.

Также в данной главе подчеркивается необходимость применения основных положений теории проектного управления и управления рисками в комплексе с предложенной автором методологией. Такой подход позволит не только достичь целевых показателей проекта, но и создаст платформу для расширения зоны применения СЭД в холдингах. Поскольку предлагаемые в диссертационном исследовании методологические подходы комплексно учитывают особенности документооборота холдинговых компаний, практическое их применение делает проект внедрения СЭД в холдингах успешным.

Заключение диссертационного исследования содержит основные выводы и рекомендации, включающие методологические и практические аспекты автоматизации документооборота в холдинговых компаниях.






  1. страница1/21
    Дата конвертации10.12.2013
    Размер3,18 Mb.
    ТипДиссертация
  1   2   3   4   5   6   7   8   9   ...   21
Разместите кнопку на своём сайте или блоге:
rud.exdat.com


База данных защищена авторским правом ©exdat 2000-2012
При копировании материала укажите ссылку
обратиться к администрации
Документы