Е. С. Луконина Использование приложений Microsoft Office icon

Е. С. Луконина Использование приложений Microsoft Office



Смотрите также:


ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ПО ОБРАЗОВАНИЮ

Нижегородский государственный университет
им. Н. И. Лобачевского



Е.С. Луконина


Использование приложений Microsoft Office
при обработке данных
социологических исследований



Методическое пособие


Нижний Новгород

2008


Луконина Е.С.

Использование приложений Microsoft Office при обработке данных социологических исследований: Методическое пособие. – Нижний Новгород: Нижегородский госуниверситет. 2008. – 34 с.


Настоящее методическое пособие предназначено для студентов 1-5 курсов факультета социальных наук. В нем изложены и систематизированы основные принципы работы с приложениями Microsoft Office (Microsoft Office Excel, Microsoft Office Word, Microsoft Office PowerPoint) на всех этапах подготовки и проведения социологического исследования с целью наиболее эффективного их использования студентами в своей дальнейшей социологической практике.


© Нижегородский государственный университет

им. Н. И. Лобачевского, 2008


ОГЛАВЛЕНИЕ

ВВЕДЕНИЕ


Процесс проведения социологического исследования неразрывно связан с использованием компьютерной техники. На каждом этапе используются свои методы работы, и, соответственно, различное программное обеспечение. Помимо специализированных программ для обработки социологических и статистических данных (например, SPSS, Statistica), важная роль при проведении социологического исследования принадлежит программным продуктам компании Microsoft, в числе которых Microsoft Office Word, Microsoft Office Excel, Microsoft Office PowerPoint.

MS Word используется при создании бланка анкеты, интервью, по которым предполагается осуществлять опрос, а также является основным инструментом, позволяющим создавать и оформлять аналитические отчеты, представляющие результаты социологических исследований.

MS Excel необходим на этапе ввода и обработки информации. Он позволяет проверять массив данных, кодировать данные, осуществлять различные вычисления по параметрам исследования.

MS PowerPoint используется для более наглядного представления результатов социологического исследования. Презентация, созданная в этой программе, является выгодным дополнением к аналитическому отчету, к выступлению по итогам социологического исследования и позволяет наиболее эффектно и наглядно продемонстрировать основные результаты работы.

Данное учебно-методическое пособие предназначено для студентов 1-5 курсов факультета социальных наук. Основная его задача – ознакомление с основными методами работы в программных продуктах компании Microsoft на различных этапах социологического исследования, систематизация этих методов для наиболее эффективного их использования студентами в своей текущей и дальнейшей социологической практике.


^ ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ПРИЛОЖЕНИЯ MICROSOFT OFFICE EXCEL


Приложение Microsoft Office Excel используется и на этапе ввода, и на этапе обработки данных, полученных в ходе проведения анкетного опроса. Формат массива данных, созданного при помощи этой программы, легко конвертируется в специализированные программы для обработки социологических и статистических данных, в числе которых ведущее место занимают SPSS, Statistica.


Ввод данных

Процесс ввода данных анкетного опроса в MS Excel выглядит следующим образом. Создается новая рабочая книга, в которой заполняется первая строка рабочего листа – она должна содержать названия параметров анкеты. Один параметр анкеты соответствует одному столбцу электронной таблицы. Как правило, в первом столбце вводится номер анкеты, для того, чтобы при необходимости можно было легко найти бумажный вариант введенной анкеты для проверки. На одном рабочем листе допускается ввод до 256 параметров. Если анкета содержит большее количество параметров, ввод данных можно продолжить на следующем листе рабочей книги Excel, однако, в начале строки необходимо продублировать номер анкеты для последующего сопоставления массивов.





Рис. 1. Образец бланка ввода анкетных данных


Каждой анкете соответствует одна строка электронной таблицы. Такая строка называется записью. Записи должны располагаться последовательно, пропуски строк не допускаются. Каждая запись должна обладать одинаковой длиной, то есть количество параметров для любой из них не должно отличаться. Таким образом, массив введенных анкетных данных представляет собой некую базу данных, с которой впоследствии можно работать, и используя средства MS Excel для обработки баз данных, и используя такие программы, как SPSS, Statistica.

Анкета может состоять из закрытых, полузакрытых и открытых вопросов. Закрытые вопросы могут быть поливариантными и альтернативными. Ответы на поливариантные вопросы, где каждому вопросу может соответствовать несколько вариантов ответа, вводятся в формате 0/1: «1» вводится в том случае, если респондент выбрал данный вариант ответа, а «0» – если респондент не выбрал этот вариант.

Альтернативные вопросы могут быть дихотомическими (да/нет), шкальными (каждому вопросу соответствует шкала) и собственно альтернативными (например, район проживания, сфера деятельности и т.д., где каждый вариант ответа имеет свой номер). При вводе данных такого типа в каждый столбец водится номер варианта ответа, выбранного респондентом.

Пустых полей при вводе данных анкеты в электронную таблицу оставаться не должно. Если респондент не выбрал ни одного варианта ответа по тому или иному вопросу, вводится «0».


Кодирование данных

Ответы респондентов на открытые вопросы, как правило, вводятся в текстовом формате, а затем уже подлежат кодированию. Открытые вопросы могут подразумевать краткие ответы (например, специальность респондента, просматриваемые им телеканалы, посещаемые сети продуктовых магазинов и т.д.), более развернутые ответы (например, высказывания об основных проблемах своего населенного пункта), а также ответы, которые можно охарактеризовать как размышления на заданную тему.

Краткие ответы на открытые вопросы можно закодировать для последующей обработки несколькими способами. Например, данные можно отсортировать по столбцу, содержащему ответ на открытый вопрос. Для этого используется команда меню ДанныеСортировка. В открывшемся диалоговом окне необходимо указать столбец, по которому предполагается сортировать данные, а также выбрать правильное положение переключателя Идентифицировать диапазон данных по:

  • если первая строка выделенного диапазона является строкой заголовков к столбцам и не подлежит сортировке, то переключатель должен быть установлен в положении подписям (первая строка диапазона);

  • если первая строка выделенного диапазона должна сортироваться наравне с остальными строками, то переключатель должен быть установлен в положении обозначениям столбцов листа.

После этого все ответы на открытый вопрос будут отсортированы в алфавитном порядке, что позволит быстро найти одинаковые ответы и закодировать их. Для того, чтобы вернуться к исходному положению строк в массиве данных, необходимо осуществить сортировку по столбцу, содержащему номер анкеты.

Для кодирования данных можно также воспользоваться функцией автофильтр. Для этого выделяется вся таблица с данными и в меню ^ Данные Фильтр выбирается команда Автофильтр. После выполнения данной команды рядом с заголовком каждого столбца появляется стрелка списка. Нажав на нее, можно:

  • просмотреть все варианты ответов на вопрос, расположенные в данном столбце;

  • выбрать и вывести на экран только данные, соответствующие одному из вариантов ответов, для чего необходимо щелкнуть левой кнопкой мыши по нему;

  • отсортировать данные по возрастанию или по убыванию по выделенному столбцу;

  • выбрать строки, для которых данный столбец был заполнен (Непустые) или не заполнен (Пустые).




Рис. 2. Использование автофильтра


Таким образом можно быстро просмотреть все значения, встречающиеся в столбце и, последовательно выбирая тот или иной вариант ответа, заменять текст на цифры, в соответствии с кодировкой по вопросу.

При работе с более развернутыми ответами на открытые вопросы (например, о наиболее острых проблемах своего населенного пункта) кодировка данных требует больших усилий, так как даже схожие ответы могут быть представлены в различных формулировках. В этом случае нередко возникает необходимость отвести на параметр более одного столбца, чтобы каждый вариант ответа содержался в отдельном столбце (например, респондент может назвать несколько проблем своего населенного пункта). Подобные данные целесообразно кодировать при последовательном просмотре каждой строки, но и в этом случае функция автофильтр может ускорить процесс кодирования.

Помимо рассмотренных выше возможностей автофильтра, можно также использовать функцию ^ Пользовательский автофильтр. Чтобы получить к ней доступ, необходимо щелкнуть на кнопке списка автофильтра в столбце, данные которого кодируются, и выбрать пункт Условие. В появившемся диалоговом окне пользовательского автофильтра можно задать два сложных условия отбора данных одновременно. Для этого в списках операторов, расположенных слева, указывается нужный оператор (например, «содержит», «равно»), а в списках данных, расположенных справа, вводится текст для поиска (например, «водоснабжение», «отопление»). Если указываются два критерия для отбора данных, то необходимо выбрать правильное положение переключателя и/или. Положение «И» выбирается в том случае, если оба условия должны соблюдаться одновременно, а положение «Или» выбирается тогда, когда необходимо отобрать данные, в которых может выполняться или первое, или второе условие. Для более качественного и полного отбора нужных данных целесообразно вводить слова без окончаний или только корни слов.



Рис. 3. Использование пользовательского автофильтра


При работе с полузакрытыми вопросами, респондент может выбрать вариант ответа из предложенных или написать свой ответ. Соответственно, при вводе данных в электронную таблицу забивается либо номер варианта ответа, либо текст, предложенный респондентом. При дальнейшей обработке массива данных текстовые поля могут быть закодированы, если они встречаются достаточно часто, а ответы повторяются. В этом случае целесообразно начинать кодирование с номера, следующего за последним номером закрытых вариантов ответов. Если же текстовых полей мало, то можно ввести дополнительный номер, соответствующий значению «Другое», а при анализе данных учитывать, что встречались и иные варианты ответов. Их при необходимости можно оформить в виде сноски к таблице, соответствующей вопросу.

Отдельного внимания заслуживает кодирование параметра «Возраст», так как данный параметр встречается практически в любой анкете. Уже на этапе создания анкеты можно задать возрастные диапазоны, и респондент будет указывать, к какому из этих диапазонов он принадлежит. Однако данный подход не всегда целесообразен, при его использовании изменить возрастные диапазоны в дальнейшей работе будет уже невозможно. Поэтому, как правило, вопрос о возрасте респондента является открытым, а впоследствии кодируется.

Кодировать параметр «Возраст» можно используя функцию Сортировка или функцию Автофильтр. При использовании функции Сортировка, данные сортируются по столбцу «Возраст», после чего реальный возраст респондента заменяется на код, соответствующий его возрастной группе (например, от 18 до 25 лет – 1, от 26 до 35 лет – 2, от 36 до 45 лет -3, от 46 до 55 лет – 4, 56 лет и старше – 5).

Если же использовать функцию Автофильтр, следует вызвать окно пользовательского автофильтра (пункт Условие в списке автофильтра столбца «Возраст»). Далее необходимо указать нужный диапазон данных. Например, для того чтобы отобрать респондентов возрастной группы от 18 до 25 лет, следует указать для первого критерия оператор Больше или равно и в поле для ввода данных указать «18», переключатель И/Или установить в положение «И», а для второго критерия выбрать оператор Меньше или равно и ввести «25». После этого на экран будут выведены только строки, соответствующие заданному условию, и можно будет заменить реальный возраст на код возрастной группы.


Проверка массива данных

MS Excel можно использовать и для проверки массива данных. Как уже отмечалось, в массиве не должно быть незаполненных ячеек, поэтому для проверки целесообразно выполнить их поиск. Для этого необходимо выбрать в меню Правка команду Найти, и в появившемся диалоговом окне, не заполняя поле для ввода данных, нажать на кнопку Найти все. После осуществления поиска, все пустые ячейки, если таковые имеются, будут перечислены в диалоговом окне.

Незаполненные ячейки можно заменить значением «0». Для этого в меню ^ Правка следует выбрать команду Заменить, и в появившемся диалоговом окне оставить незаполненным поле Найти, а в поле Заменить ввести значение «0». После этого нажать на кнопку Заменить все.

Каждому параметру анкеты соответствует набор вариантов ответов с неким максимально возможным значением, но при вводе данных возможны ошибки и их несоответствие шкале. Для проверки можно высчитать максимальные значения по каждому столбцу и сравнить их со шкалами, используемыми в анкете. Для этого в первом столбце электронной таблицы, в строке, следующей за последней строкой массива данных, нужно ввести формулу. Ввод формул осуществляется при помощи Мастера функций. Вызвать его можно при помощи меню ВставкаФункция или щелчком на кнопке , расположенной слева от строки формул. В первом диалоговом окне мастера функций перечислены 10 недавно использовавшихся функций, а также можно просмотреть все функции, встроенные в программу, в алфавитном порядке или в соответствии с тематическими категориями.

Поиск максимального значения осуществляется при помощи функции МАКС. Ее нужно выбрать и нажать кнопку Ok. Во втором диалоговом окне мастера функций указывается диапазон данных, к которому нужно применить функцию. Для этого окно необходимо свернуть, щелчком на кнопке сворачивания окна , расположенной справа от строки для ввода данных, и выделить нужный диапазон данных на рабочем листе. Повторный щелчок на кнопке сворачивания окна позволит его развернуть и проверить правильность выбранного диапазона данных, после чего можно выполнить расчеты.

Чтобы не вводить одинаковые формулы в несколько последовательно расположенных столбцов (строк), их можно размножить. Для этого используется маркер заполнения (маленький черный квадрат в правом нижнем углу выделенной ячейки). При наведении курсора на маркер заполнения, курсор приобретает вид маленького черного крестика. После этого нужно нажать левую кнопку мыши, и удерживая ее, растянуть формулу на все столбцы (строки), в которых она должна повторяться. Следует отметить, что в MS Excel используется относительная адресация ячеек, то есть при переносе формулы из одной ячейки в другую, меняются адреса ячеек, на которые в формуле есть ссылки. Например, если в столбце A посчитать максимальное значение для диапазона ячеек A1:A100 и перенести эту формулу в столбцы B и C, то максимальное значение в них будет рассчитываться для диапазонов ячеек B1:B100 и C1:C100.


Обработка данных

После того, как массив данных полностью введен и закодирован, в нем можно осуществлять расчеты, не только используя специализированные социологические программы, но и в MS Excel. На относительно небольших массивах данных (порядка 200-300 анкет) можно пользоваться функцией Автофильтр, рассмотренной выше. При помощи данной функции можно создавать сложные запросы по нескольким параметрам для выделения некоей группы респондентов и последующего анализа ее специфики.

Например, стоит следующая задача: нужно выделить группу молодых мужчин (до 25 лет) со средним специальным образованием и оценить их мотивацию к трудовой деятельности за пределами своего населенного пункта (вопрос по мотивации не закодирован). Для ее решения нужно выполнить следующий порядок действий:

  1. Выделить весь массив данных и в меню ^ ДанныеФильтр выбрать пункт Автофильтр. Появятся кнопки списков автофильтра около каждого столбца таблицы.

  2. В столбце, соответствующем параметру «Пол», выбрать вариант «Мужской». Будет выделено подмножество мужчин.

  3. В столбце, соответствующем параметру «Возраст» (при незакодированных данных) войти в список автофильтра и выбрать пункт ^ Условие. В появившемся диалоговом окне пользовательского автофильтра в первом критерии отбора выбрать оператор Меньше или равно и в поле для ввода данных ввести «25». Будет выделено подмножество мужчин до 25 лет.

  4. В столбце, соответствующем параметру «Образование», выбрать вариант «Среднее специальное». Будет выделено подмножество мужчин до 25 лет со средним специальным образованием.

  5. В выделенном подмножестве респондентов найти столбец, соответствующий параметру «Мотивация трудовой деятельности за пределами своего населенного пункта», содержащий открытые ответы, и проанализировать специфику высказываний данной группы.

  6. По аналогии, не меняя остальных условий, можно перейти, например, к группе мужчин старшей возрастной группы. Для этого нужно поменять условие только в столбце «Возраст».

Подобный принцип работы с данным в MS Excel целесообразен на относительно небольших группах респондентов, когда все выделенные строки можно быстро просмотреть. Если же группа велика, то имеет смысл выделить группу, используя средства специализированных социологических программ.

Нередко ответы на анкетные вопросы бывают представлены в виде шкалы. В этом случае можно анализировать не только распределение ответов по каждому из пунктов шкалы, но и коэффициенты, отражающие средний балл по шкале.

Рассмотрим на конкретном примере. Имеется таблица с данными:

Таблица 1

Успешность решения проблем главой района, %

Проблемы

Очень плохо

Плохо

Средне

Хорошо

Отлично

Повышение уровня жизни населения

12

38

31

18

0

Улучшение работы ЖКХ

11

37

37

14

0

Строительство новых домов

15

33

31

20

1

Телефонизация районов

5

15

36

40

4

Организация досуга молодежи

19

38

32

9

1

Помощь пенсионерам

8

32

50

10

0

Помощь малоимущим

5

33

53

9

0

Улучшение работы предприятий

6

27

44

23

1

Варианты ответов на вопросы представляют собой пятибалльную шкалу, где 1 – очень плохо, а 5 – отлично. Им присваиваются значения:


1 балл – -1

4 балла – 0,5

2 балла – -0,5

5 баллов – 1

3 балла – 0





Дальнейшие расчеты осуществляются по формуле:





где A, B, С, D, E – доля респондентов, выбравших каждый из вариантов ответа на вопрос.

Если в качестве промежуточного варианта ответа используется вариант «затрудняюсь оценить», то он игнорируется при расчетах. Иногда используются баллы не от -1 до 1, а от 1 до 5, и в формулу, соответственно, подставляются значения от 1 до 5.

Для проведения вычислений таблицу следует скопировать в MS Excel, и в свободном столбце для каждой строки создать формулы по образцу:




Рис. 4. Пример расчета коэффициентов


В итоге таблица приобретает вид, более удобный для интерпретации данных. Однако следует помнить, что анализ коэффициентов дополняет анализ процентного распределения значений, но не исключает его.

Таблица 2

Успешность решения проблем главой района, коэффициенты

Повышение уровня жизни населения

-0,2

Улучшение работы ЖКХ

-0,2

Строительство новых домов

-0,2

Телефонизация районов

0,1

Организация досуга молодежи

-0,3

Помощь пенсионерам

-0,2

Помощь малоимущим

-0,2

Улучшение работы предприятий

-0,1


Нередко в анкетах встречаются вопросы, ответы на которые представлены в абсолютном выражении (например, возраст, количество работников на предприятии, количество единиц покупаемой или потребляемой продукции, стаж курения). В этом случае при помощи приложения MS Excel можно рассчитать максимальные, минимальные, средние показатели, а также степень разброса количественных величин относительно среднего значения по выборке, то есть дисперсию.

Например, необходимо выявить возрастную специфику группы граждан, обращающихся в службу занятости с целью дополнительного профессионального обучения. В этом случае при помощи функции автофильтр выделяется нужная группа. Выделенные строки копируются на отдельный лист (копировать на отдельный лист не нужно, если расчеты осуществляются для всех строк массива данных). Далее под столбцом проводятся вычисления. Рассчитать максимальное, минимальное, среднее значения можно, используя кнопку на панели инструментов Стандартная, в списке которой можно выбрать требуемую функцию.



После выбора функции нужно указать диапазон данных, для которого проводятся вычисления. Для этого следует выделить нужный диапазон при помощи мыши. После нажатия клавиши Enter в ячейке, активной на момент ввода формулы, появится результат вычисления.

Для того, чтобы рассчитать дисперсию по столбцу, следует воспользоваться мастером функций. Курсор помещается в ячейку, куда следует вывести результат вычисления. При помощи меню ВставкаФункция или щелчком на кнопке , расположенной слева от строки формул, вызывается мастер функций. В первом окне мастера функций нужно выбрать функцию ДИСП (дисперсия) и во втором окне указать диапазон данных, для которого нужно осуществить вычисления.

По аналогии при помощи мастера функций можно рассчитывать максимальные (МАКС), минимальные (МИН), средние значения (СРЗНАЧ), сумму (СУММ), а также выполнять множество других вычислений.

Рассмотренные примеры, безусловно, охватывают лишь незначительную часть возможностей приложения MS Excel, они лишь задают общий контур принципов и методов работы с этим приложением и позволяют начинающему социологу быстрее и эффективнее организовать собственную работу по сбору и обработке данных социологических исследований.


^ ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ПРИЛОЖЕНИЯ MICROSOFT OFFICE WORD


Основная роль приложения Microsoft Office Word при проведении социологического исследования – создание и оформление аналитического отчета. Данное приложение используется также при создании бланка анкеты, интервью, по которым предполагается осуществлять опрос.


Создание анкеты

Основная задача пользователя при создании бланка социологической анкеты – компактное расположение всех ее вопросов, однако, при этом анкета должна быть хорошо читаемой, чтобы респондент при ее заполнении не пропустил ни одного вопроса.

Для того, чтобы параметры анкеты располагались на листе более компактно, их следует разместить в нескольких столбцах. Для этого можно использовать таблицу. Например:


^ С КАКИМ ЧУВСТВОМ ВЫ СМОТРИТЕ В БУДУЩЕЕ?

1. С надеждой и оптимизмом

2. Спокойной, без особых
надежд и иллюзий

3. С тревогой
и неуверенностью

4. Со страхом и отчаянием


Кроме того, можно расположить варианты ответов на вопрос в несколько колонок с использованием соответствующей функции. Для этого нужно выделить текст, войти в меню ФорматКолонки и в появившемся диалоговом окне указать, количество и размер создаваемых колонок текста. После этого вопрос анкеты приобретет следующий вид:


^ КАКИЕ ИСТОЧНИКИ ВЫ ИСПОЛЬЗУЕТЕ
ДЛЯ ПОЛУЧЕНИЯ ИНФОРМАЦИИ О ЖИЗНИ СВОЕГО ГОРОДА?

  1. Программы центрального ТВ

  2. Программы местного ТВ

  3. Центральные радиопередачи

  4. Местные радиопередачи

  5. Центральные газеты

  6. Местные газеты

  7. Интернет

  8. Общение с родственниками, друзьями, соседями

  9. Общение с коллегами по работе


Для нумерации вопросов, вариантов ответов используется функция Список. Чтобы ей воспользоваться, необходимо выделить варианты ответов, которые подлежат нумерации, войти в меню Формат и выбрать пункт Список. В появившемся диалоговом окне следует выбрать вкладку Нумерованный и указать нужный формат списка. Его можно выбрать из числа предложенных или настроить, нажав на кнопку Изменить диалогового окна. В следующем диалоговом окне можно выбрать формат номера, указать с какого значения следует начинать нумерацию, а также установить отступы для текста списка.

Чтобы анкета была более наглядной, текст вопросов, расположенных в ней, следует выделять. Для этого шрифт текста вопроса можно сделать полужирным, курсивным или же можно использовать только все прописные символы. Параметры шрифта устанавливаются в меню ФорматШрифт либо на панели инструментов Форматирование.


Оформление основного текста аналитического отчета

Аналитический отчет является основным результатом проведенного социологического исследования, предъявляемым заказчику исследования. Соответственно, аналитический отчет должен быть качественно оформленным, предельно информативным и наглядным. Данная задача может быть эффективно решена с помощью средств форматирования документа, предоставляемых MS Word.

Как правило, для форматирования основного текста в аналитических отчетах используется шрифт Times New Roman, реже Arial, 12 или 14 кегль. Эти параметры устанавливаются в меню ФорматШрифт или при помощи кнопок на панели инструментов Форматирование.

В меню ФорматАбзац устанавливаются параметры для абзацев. В аналитических отчетах используется выравнивание текста по ширине, отступ для первой строки (1-1,5 см), межстрочный интервал полуторный.

По умолчанию MS Word не осуществляет перенос слов по слогам, однако, для того, чтобы текст выглядел более равномерным, переносы необходимы. Чтобы расставить переносы слов по слогам следует воспользоваться командой меню СервисЯзыкРасстановка переносов, где нужно поставить флажок против пункта Автоматическая расстановка переносов.


Оформление заголовков аналитического отчета

Особое внимание при работе с текстом аналитического отчета должно быть уделено оформлению заголовков. Заголовки должны отличаться от основного текста и выделяться на его фоне.

В аналитическом отчете могут быть использованы заголовки разных уровней. Например, заголовки глав – это первый уровень, заголовки параграфов – второй уровень, заголовки подпунктов – третий уровень. Все заголовки одного уровня должны быть оформлены одинаково, но между собой заголовки первого, второго, третьего уровней должны различаться.

Уровень заголовку можно присваивать. Для этого следует войти в меню ^ ФорматАбзац и выбрать требуемый уровень в соответствующем пункте диалогового окна. Использование уровней необходимо для быстрого создания оглавления.


Пример оформления заголовков в аналитическом отчете:


^ ГЛАВА 1. ХАРАКТЕРИСТИКИ
СОЦИАЛЬНО-ПОЛИТИЧЕСКОЙ СИТУАЦИИ

§ 1.1. Социально-психологическое самочувствие населения

§ 1.2. Характеристики отношения населения к власти

1.2.1. Отношение к органам власти

1.2.2. Отношение к политикам

^ ГЛАВА 2. ХАРАКТЕРИСТИКИ ПРЕДВЫБОРНОЙ СИТУАЦИИ

§ 2.1. Активность избирателей

§ 2.2. Рейтинг предвыборной борьбы

2.2.1. Позиции кандидатов

2.2.2. Рейтинг победителя

В данном примере использованы следующие параметры для оформления заголовков:

Заголовок
1 уровня:

  • шрифт: Times New Roman, 16 кегль, все буквы прописные;

  • межстрочный интервал одинарный, интервал после абзаца 12 пт;

  • выступ первой строки на 2,20 см;

  • выравнивание абзаца по левому краю.

Заголовок
2 уровня:

  • шрифт: Times New Roman, 16 кегль;

  • межстрочный интервал одинарный, интервал после абзаца 12 пт;

  • выступ первой строки на 1,30 см;

  • выравнивание абзаца по левому краю

Заголовок
3 уровня:

  • шрифт: Times New Roman, 14 кегль, полужирный курсив;

  • межстрочный интервал одинарный, интервал после абзаца 12 пт;

  • выравнивание абзаца по левому краю


Подобное оформление заголовков не является единственно возможным вариантом, но они должны соответствовать следующим требованиям:

  • шрифт заголовка первого уровня должен быть на 2 кегля более крупным, чем основной текст. Заголовки второго и последующего уровней должны быть не столь крупными, но выделяющимися над основным текстом (возможно, за счет использования полужирного, курсивного или подчеркнутого шрифта);

  • заголовки выравниваются по левому краю;

  • после заголовка должен быть небольшой отступ до начала основного текста, для чего можно в меню ФорматАбзац установить интервал после абзаца (6-12 пт);

  • в заголовках используется одинарный межстрочный интервал;

  • в заголовках не допускаются переносы по слогам. Если заголовок не помещается на одной строке, то часть его переноситься на другую строку сочетанием клавиш Shift и Enter (разрыв строки). Как правило, в этом случае целесообразно сделать выступ первой строки таким образом, чтобы номер главы или параграфа выделялся относительно названия;

  • заголовок должен отступать от предыдущего текста (как правило, на две пустых строки). Главы обычно начинаются с новой страницы, для чего в меню ФорматАбзац можно установить соответствующую опцию с новой страницы.

Помимо глав и параграфов заголовками должны быть снабжены все иллюстрации, представленные в аналитическом отчете. В их числе таблицы, диаграммы, схемы, рисунки. Обычно подобные заголовки бывают на 1 кегль крупнее основного текста или же выделяются разрядкой, полужирным шрифтом или курсивом. Кроме того, все иллюстрации должны быть снабжены нумерацией.

Все параметры форматирования присваиваются тексту и заголовкам с использованием команд меню ^ Формат, а также кнопок на панели инструментов Форматирование. Чтобы быстро присвоить тексту или заголовку формат, использовавшийся в других фрагментах документа, формат можно скопировать. Для этого нужно:

  • выделить текст с выбранным форматом;

  • дважды щелкнуть левой кнопкой мыши на кнопке Копировать формат панели инструментов Стандартная , при этом курсор приобретает вид метелки;

  • удерживая левую кнопку мыши, выделить тот текст, к которому данный формат следует применить.

Чтобы оптимизировать работу над заголовками, можно использовать различные стили. Стиль – это набор параметров, присваиваемый тому или иному абзацу или тексту. Для создания стиля следует воспользоваться командой меню ФорматСтили и форматирование и в появившемся диалоговом окне щелкнуть на кнопке Создать стиль. Далее процесс создания стиля выглядит следующим образом: нужно ввести имя стиля, указать для чего он будет использоваться (для абзаца, для знака). Можно также выбрать стиль из числа существующих для использования его в качестве базового. После этого щелчком на кнопке Формат можно перейти ко всем основным пунктам меню Формат (например, Шрифт, Абзац, Границы и заливка), где указываются параметры для создаваемого стиля. Подтвердить создание стиля щелчком на кнопке Ok.

Для того, чтобы применить созданный стиль, необходимо выделить заголовок или текст и щелкнуть по названию выбранного стиля в диалоговом окне Стили и форматирование. Его параметры будут применены к тексту. Следует отметить, что при внесении изменений в стиль, будут изменены и все фрагменты текста, к которым был применен данный стиль.


Работа с таблицами

Практически любой социологический аналитический отчет включает в себя таблицы, так как именно в таблицах представляются основные данные, полученные в ходе исследования. Информация, содержащаяся в таблицах, может быть описана в тексте отчета, а может являться самостоятельным смысловым фрагментом.

Для того, чтобы создать таблицу, можно использовать несколько способов:

1. Таблицу можно вставить. Для этого следует воспользоваться командой меню ТаблицаВставитьТаблица и в появившемся диалоговом окне указать, сколько в таблице должно содержаться строк и столбцов. Для выполнения аналогичной команды можно воспользоваться кнопкой Вставить таблицу на панели инструментов Стандартная.





2. Таблицу можно нарисовать. Для этого следует воспользоваться командой меню ТаблицаНарисовать таблицу или кнопкой на панели инструментов Таблицы и границы . При выполнении данной команды курсор приобретает вид карандаша. В первую очередь следует нарисовать внешний контур таблицы, а потом дополнить его горизонтальными, вертикальными и диагональными линиями для разделения таблицы на ячейки.

3. Таблицу можно преобразовать из текста. После проведения расчетов в специализированных социологических программах, полученные данные, скопированные в MS Word, могут иметь следующий вид (вместо знака табуляции могут использоваться другие спецсимволы, например | ):


^ КАК ВЫ ОЦЕНИВАЕТЕ ЖИЗНЬ, СИТУАЦИЮ В ВЫКСЕ В ЦЕЛОМ, %

Мужской Женский Нет ответа

Благополучная 5 3 0

Нормальная 33 29 100

Средняя, терпимая 49 59 0

Трудная, тяжелая 13 9 0

Нет ответа 0 0 0

Для того, чтобы преобразовать данные подобного вида в таблицу, следует воспользоваться командой меню ТаблицаПреобразоватьТекст в таблицу. В открывшемся диалоговом окне необходимо указать, что используется в качестве разделителя. Разделитель показывает, в каком месте следует разграничивать столбцы. Разделителем строк выступает знак абзаца. В рассматриваемом примере следует указать в качестве разделителя знак табуляции. После этого выполнить операцию преобразования.

Все приведенные выше способы создания таблиц можно сочетать, то есть после вставки таблицы с фиксированным количеством строк и столбцов, в ней можно дорисовать дополнительные разграничительные линии или дорисовать строки и столбцы в таблице, преобразованной из текста. Кроме того, в таблицах можно добавлять и удалять строки, столбцы, ячейки, объединять и разбивать ячейки. Для этого используются соответствующие команды меню Таблица и контекстного меню, вызываемого правой кнопкой мыши на таблице. Можно также изменять ширину столбцов и высоту строк, перетаскивая границы этих элементов таблицы при помощи левой кнопки мыши.

Для редактирования таблиц используются команды меню Таблица или их аналоги на панели инструментов Таблицы и границы, а для форматирования данных таблиц – команды меню Формат или панель инструментов Форматирование.

В таблицах необходимо осуществить выравнивание данных. Как правило, варианты ответов, содержащиеся в первом столбце, выравниваются по левому краю, а подписи к столбцам и сами данные – по центру. Шрифт в таблицах обычно бывает на 1 кегль меньше, чем основной текст, а в заголовках к таблицам – на 1 кегль больше. Внешние линии границ таблицы выполняются утолщенными линиями (1,5 пт), а внутренние – обычными (0,5 пт).

Заголовки таблиц должны содержать информацию о единицах измерения, в которых представлены данные (например, %, абсолютные значения). Если в таблице используются различные единицы измерения, то они указываются в подписях к столбцам.

Линейное распределение ответов на тот или иной вопрос может быть представлено в виде таблицы, содержащей один столбец. Если в таблице содержится один столбец с данными, показывающими распределение ответов на поливариантный вопрос, то целесообразно эти данные проранжировать (отсортировать). Для этого таблицу нужно выделить, выбрать команду меню ТаблицаСортировка, в появившемся диалоговом окне указать, по какому столбцу нужно отсортировать данные и установить переключатель по возрастанию/по убыванию в положение по убыванию. При выполнении данной команды необходимо обратить внимание на положение переключателя Список:

  • если первую строку таблицы нужно сортировать наравне со всеми остальными, то положение переключателя должно быть без строки заголовка;

  • если первая строка содержит заголовок и сортироваться не должна, то положение переключателя – со строкой заголовка.

Сортировать варианты ответов в таблице, представляющие собой шкалу, нельзя.

В таблицах с несколькими столбцами данных могут быть приведены динамические характеристики или характеристики нескольких групп респондентов. В этом случае читателю предоставляется возможность оценить изменение ситуации во времени или сравнить группы. Если таблица содержит несколько столбцов, каждый из них должен быть снабжен соответствующими подписями в первой строке. Если подписи к столбцам слишком объемные, столбцы можно пронумеровать, а под таблицей привести расшифровку названий каждого столбца.

Таблица 3

Причины обращения безработных граждан в службу занятости

Причины

1*

2

3

4

5

6

7

8

Хотят получить работу по специальности

66

68

61

75

72

55

67

65

Для сохранения непрерывности стажа

49

40

48

51

47

46

49

50

Хотят сориентироваться на рынке труда

17

19

17

16

14

23

20

9

Хотят узнать о своих профессиональных наклонностях

6

8

7

5

6

4

5

8

Для получения психологической помощи

17

21

20

20

11

11

15

23

Чтобы получить пособие по безработице

34

37

33

36

22

38

37

24

Хотят пройти курсы переобучения и переквалификации

13

12

18

10

14

11

11

17

*1 – безработные Автозаводского р-на

2 – безработные Канавинского р-на

^ 3 – безработные Ленинского р-на

4 – безработные Московского р-на

5 – безработные Нижегородского р-на

6 – безработные Приокского р-на

^ 7 – безработные Советского р-на

8 – безработные Сормовского р-на


Желательно, чтобы таблица помещалась на одном листе, однако, если это невозможно, после разрыва, на новой странице необходимо продублировать заголовки столбцов и сопроводить таблицу текстом:


Продолжение таблицы 1.1


В одной таблице могут быть отображены два и более параметров, связанных между собой по смыслу. Нередко в подобном виде представляются данные о демографических и социально-профессиональных характеристиках респондентов. В этом случае каждый блок таблицы должен быть снабжен своим названием.


Таблица 4

Демографические и социально-профессиональные
характеристики избирателей, %

Характеристики

1*

2

3

4

ПОЛ

Мужской

54

59

56

57

Женский

46

41

44

43

ВОЗРАСТ

До 30 лет

37

50

18

46

31-40 лет

24

27

17

25

41-50 лет

25

19

26

21

Старше 50 лет

14

4

39

8

ОБРАЗОВАНИЕ

Начальное

3

2

3

3

Среднее общее

17

13

28

19

Среднее специальное

46

41

48

45

Незаконченное высшее

9

16

2

9

Высшее

25

28

19

24

*1 – сторонники кандидата А

2 – сторонники кандидата Б

^ 3 – сторонники кандидата В

4 – сторонники кандидата Г


Таблицы являются незаменимым способом визуализации данных, особенно данных, содержащих несколько числовых рядов. Однако только качественно оформленная таблица дает возможность читателю быстро сориентироваться в представленных данных и сделать необходимые выводы по ним.


Работа с диаграммами

Наряду с таблицами для визуализации данных социологических исследований используются диаграммы. Диаграммы – это графическое выражение одного или нескольких числовых рядов таблиц. Существуют различные типы диаграмм: гистограмма, график, линейчатая, круговая, лепестковая, точечная, кольцевая, биржевая, пузырьковая и другие диаграммы. Для каждого типа диаграмм существует своя область применения, то есть для решения той или иной задачи по представлению данных существуют оптимальные и непригодные типы диаграммы.

Чтобы создать диаграмму, следует воспользоваться командой меню ^ ВставкаРисунокДиаграмма. Диаграмма может быть создана на основе данных, которые уже представлены в виде таблицы. В этом случае таблицу предварительно необходимо выделить. Если же табличных данных нет, то их можно ввести непосредственно в режиме таблицы при создании диаграммы. Для того, чтобы вывести на экран таблицу с данными в режиме редактирования диаграммы следует воспользоваться командой меню ВидРежим таблицы.

Основной этап создания диаграммы – это выбор ее типа. Для того, чтобы выбрать тип диаграммы следует воспользоваться командой меню ДиаграммаТип диаграммы. В диалоговом окне Тип диаграммы представлены стандартные и нестандартные варианты. В каждом из типов диаграмм есть несколько видов. Любая диаграмма может быть представлена в плоском или объемном варианте.

Остановимся подробнее на стандартных типах диаграмм, которые используются наиболее часто.

Гистограмма – тип диаграммы, используемый по умолчанию. Ряды данных на гистограмме представлены в виде столбцов, расположенных на горизонтальной оси. Линейчатая диаграмма схожа с гистограммой, но на ней столбцы рядов данных расположены на вертикальной оси. Аналогами этих диаграмм выступают цилиндрическая, коническая и пирамидальная диаграммы, с той лишь разницей, что на этих диаграммах ряды данных представлены в виде цилиндров, конусов или пирамид.



Рис. 5. Распределение ответов на вопрос:
Как изменилась Ваша жизнь за последний год? (гистограмма)


Гистограммы и линейчатые диаграммы используются для представления одного или нескольких рядов данных. Количество столбцов на диаграмме не должно быть слишком большим, иначе они будут сливаться, и диаграмма перестанет быть наглядной. Следует помнить, что данные, представленные на диаграмме, должны быть сопоставимыми по значениям, то есть нецелесообразно сравнивать десятки и тысячи. Например, не стоит на одной диаграмме сравнивать цены в рублях и в долларах. В этом случае столбцы с меньшими значениями будут практически незаметными на диаграмме.

Линейчатая диаграмма может быть использована в тех случаях, когда необходимо отобразить данные, сопровождающиеся объемным текстом. Как правило, перед созданием линейчатой диаграммы данные ранжируются (сортируются) для того, чтобы диаграмма была более наглядной.



Рис. 6. Источники информации о ситуации в стране
и в своем населенном пункте (линейчатая диаграмма)


График представляет собой числовой ряд, изображенный в виде линии. Графики целесообразно использовать для представления некоего динамического ряда (изменения во времени), тренда, закономерности. На графике может быть представлено большее количество данных, чем на гистограмме или на линейчатой диаграмме, так как на него можно нанести довольно большое количество линий и на каждой из них может быть отмечено много точек значений. Однако, если данные нескольких рядов данных схожи между собой, то существует опасность слияния линий на графике. Данная проблема может быть решена добавлением к диаграмме таблицы данных. Для этого нужно войти в меню ДиаграммаПараметры диаграммыТаблица данных и добавить таблицу данных.



Рис. 7. Динамика рейтинга основных претендентов
на пост губернатора нижегородской области (график)


Круговая диаграмма представляет собой круг, разделенный на сектора. На круговой диаграмме может быть отображен только один ряд данных, значения которого представляют собой единое целое (100%). Круговая диаграмма может быть дополнена еще одной круговой диаграммой или гистограммой, в которой один из секторов разбивается на более мелкие сегменты.

Аналогом круговой диаграммы является кольцевая диаграмма, но на ней может быть отображено несколько рядов данных, где каждый из них будет представлен отдельным кольцом.



Рис. 8. Готовность избирателей участвовать в выборах
(круговая диаграмма с достройкой гистограммы)


В лепестковых диаграммах каждая категория имеет собственную ось, исходящую из начала координат. Лепестковая диаграмма может представлять не менее трех параметров, а пределы по количеству параметров связаны только с возможностью рассмотреть пространство между осями. На диаграммах подобного типа можно отображать сравнение различных социологических профилей. Чтобы диаграмма была более наглядной, данные по одному из профилей следует сначала проранжировать (отсортировать от большего к меньшему).



Рис. 9. Профиль качеств, присущих мужчинам и женщинам
(лепестковая диаграмма)

Другие типы диаграмм используются для представления социологических данных реже, однако и они могут быть использованы для решения каких-либо конкретных задач.

Каждую диаграмму можно редактировать: менять цвета столбцов, тип, цвет, толщину используемых линий, цвета и текстуру заливки, размер и начертание шрифтов подписей и т.д. Для того, чтобы отредактировать тот или иной элемент диаграммы, на нем необходимо дважды щелкнуть левой кнопкой мыши или выбрать в контекстном меню, вызываемом правой кнопкой мыши, пункт Формат объекта. Для каждого из элементов диаграммы открывается свое окно формата, в котором перечислены все возможности редактирования. Кроме того, в меню ДиаграммаПараметры диаграммы доступны для редактирования параметры, применяемые ко всей диаграмме целиком.

Большинство элементов диаграммы можно перемещать при помощи мыши по области диаграммы, а для того, чтобы удалить тот или иной элемент, нужно выбрать команду Очистить контекстного меню или нажать кнопку Delete на клавиатуре, предварительно выделив ненужный элемент.


Дополнительные возможности по оформлению текста

Как правило, любой аналитический отчет содержит в себе оглавление. Его можно создать вручную, однако, вводить названия всех глав и параграфов, отслеживать номера страниц, на которых они начинаются, не всегда удобно. Как уже отмечалось, для того, чтобы быстро создать оглавление, используются уровни текста и заголовков. Если в процессе работы всем заголовкам, используемым в документе, были присвоены различные уровни (команда меню ФорматАбзац), то для создания оглавления необходимо:

  • поместить курсор в том месте, где следует вывести оглавление;

  • войти в меню ВставкаСсылкаОглавление и указатели;

  • перейти во вкладку Оглавление;

  • установить нужные параметры для оглавления;

  • подтвердить создание оглавления нажатием клавиши Ok.

Созданное таким образом оглавление можно форматировать как и любой другой текст. Для перехода к любому из пунктов оглавления в документе, следует щелкнуть по его названию левой кнопкой мыши при одновременно нажатой клавише Ctrl.

Нередко аналитические отчеты сопровождаются колонтитулами. Колонтитул – это текст или графический объект, помещаемый в начале или в конце каждой страницы документа. В качестве колонтитула можно использовать название отчета, название или логотип компании, выполнившей отчет. Простейшим вариантом колонтитула является нумерация страниц.

Для того, чтобы расставить в документе номера страниц, необходимо воспользоваться командой меню ^ ВставкаНомера страниц. В появившемся диалоговом окне следует указать месторасположение номеров страниц, а при необходимости можно, нажав на кнопку Формат данного окна, указать, с какого номера следует продолжить нумерацию.

Для создания более сложных колонтитулов следует войти в меню ВидКолонтитулы. В этом случае активизируются области колонтитулов внизу или вверху страницы, и появляется панель инструментов Колонтитулы, при помощи которой можно создать стандартные варианты колонтитулов. Кроме того, текст колонтитула или графический объект можно ввести вручную и отформатировать их так же, как и любой другой фрагмент документа.

Если в документе встречаются сноски, то для их оформления следует воспользоваться командой меню ^ ВставкаСсылка Сноска. Сноски могут располагаться внизу страницу или в конце документа. Они могут быть нумерованными или обозначаться любым символом. Нумерация может быть сквозной для всего документа или начинаться на каждой страницы сначала.

Помимо прочих средств визуализации данных, в аналитических отчетах могут быть использованы схемы. Схемы можно создавать при помощи панели инструментов Рисование. На ней содержатся кнопки и списки, при помощи которых можно рисовать и редактировать различные геометрические фигуры, линии, стрелки. Для блоков, содержащих текст, используется такой элемент панели инструментов Рисование, как Надпись. Надпись представляет собой прямоугольник, внутри которого можно вводить текст.





Рис. 10. Типы гражданских установок населения


После создания схемы, целесообразно все ее элементы сгруппировать. Для этого следует нажать на кнопку Выбор объектов панели инструментов Рисование, выделить все элементы схемы и выбрать команду списка РисованиеГруппировать. После этого все элементы схемы будут объединены в единый рисунок, который можно перемещать и копировать. Для редактирования отдельных элементов схемы следует выполнить команду Разгруппировать списка Рисование.




После завершения редактирования документа, перед выводом его на печать, документ следует просмотреть с использованием режима Предварительный просмотр (меню Файл или кнопка на панели инструментов Стандартная ). В этом режиме все страницы документа будут отображаться именно так, как они будут напечатаны на принтере. Предварительный просмотр позволяет просматривать несколько страниц документа одновременно, что дает возможность оценить правильность компоновки документа: нет ли разрыва таблиц, правильно ли переносятся рисунки на другую страницу и т.д.


^ ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ПРИЛОЖЕНИЯ
MICROSOFT OFFICE POWERPOINT


Выступление с докладом по материалам социологического исследования будет гораздо более наглядным и информативным, если его дополнить презентацией, созданной в приложении Microsoft Office PowerPoint. Презентация – это набор слайдов, которые могут быть представлены как в виде распечатанных графических материалов, так и посредством демонстрации электронного слайд-фильма. Однако, чтобы презентация действительно выгодно дополняла доклад, а не отвлекала внимание слушателей, она должна быть соответственно оформлена.

Слайды презентации должны содержать предельно конкретизированную и структурированную информацию, дополняющую, а не дублирующую выступление докладчика. Текст на слайдах, как правило, представляется в виде нумерованных или маркированных списков. Большие абзацы неструктурированного текста недопустимы – слушателям вряд ли будет удобно одновременно слушать доклад и читать текст слайдов. Допустимы и полезны в презентациях иллюстрации в виде таблиц, диаграмм, схем.

Программа Microsoft Office PowerPoint имеет в своем арсенале богатый набор различных шаблонов оформления презентации. Для того, чтобы им воспользоваться, следует выбрать пункт меню ФорматОформление слайда. В области задач появится диалоговое окно Дизайн слайда, содержащее три вкладки:

  • шаблоны оформления, данная вкладка используется для выбора фона слайдов;

  • цветовые схемы, в этой вкладке представлены различные варианты сочетания цветов на слайдах;

  • эффекты анимации, эта вкладка позволяет настроить различные переходы между слайдами.

При помощи этих вкладок можно выбрать нужный шаблон и применить к нему любую цветовую схему. Цветовые схемы можно менять, для чего в окне Дизайн слайдаЦветовые схемы есть команда Изменить цветовые схемы, позволяющая для любого элемента презентации (например, для фона, для текста и линий, для заголовка и т.д.) выбрать желаемый цвет.

Шаблон оформления, цветовую схему можно применить не только ко всей презентации целиком, но и к отдельным ее слайдам. Для этого нужно выделить один или несколько слайдов и осуществлять изменения оформления только для них.

В качестве фона можно использовать не только стандартные варианты оформления, но и любые другие графические изображения. Для того, чтобы сделать свой фон, нужно войти в меню ФорматФон, в появившемся диалоговом окне щелкнуть на кнопке списка и выбрать пункт ^ Способы заливки.




В диалоговом окне Способы заливки можно выбрать различные варианты заливок (градиентную, текстурную, с узором), а во вкладке Рисунок, щелкнув на кнопке Рисунок, можно выбрать любую картинку или фотографию, сохраненную на диске компьютера ранее.

Выбирать цветовые схемы, шаблоны оформления можно как в начале работы над презентацией, так и в любой другой момент. В целом же они лишь дополняют содержательную составляющую презентации.

Для работы в MS PowerPoint предусмотрено несколько режимов, перемещаться между которыми можно при помощи меню ^ Вид.

Обычный режим включает в себя:

  • режим слайдов – в этом режиме удобно работать с каждым из слайдов, редактировать отдельные их объекты, добавлять таблицы, рисунки, текстовые фрагменты;

  • режим структуры – этот режим в основном предназначен для работы над текстом, в нем можно просматривать различные разделы и подразделы презентации, перемещать слайды и пункты списков, менять их уровень, сворачивать их и разворачивать. Для работы в данном режиме предусмотрена панель инструментов Структура.



В режиме ^ Сортировщик слайдов можно работать со всеми слайдами презентации одновременно, они отображаются в виде миниатюр. С помощью данного режима удобно проверять презентацию на наличие ошибок, однородность оформления, настраивать переходы между слайдами, перемещать, копировать, удалять слайды, изменять цветовую схему для групп слайдов.

В режиме ^ Страницы заметок отображаются не только слайды презентации, но и вспомогательные заметки, которые могут помочь докладчику при выступлении. Текст этих заметок может быть введен как в обычном режиме, так и непосредственно в режиме страниц заметок.

Создание слайда целесообразно начинать с выбора его разметки. Для этого в меню ^ Формат следует выбрать пункт Разметка слайда. В области задач появится соответствующее диалоговое окно с широким перечнем различных вариантов авторазметки, то есть шаблонов слайда с заранее размещенными на нем стандартными объектами. Под объектом подразумеваются таблица, диаграмма, картинка, рисунок, организационная диаграмма или видеоклип. При выборе любого из вариантов авторазметки отобразится подсказка, для чего его следует использовать. Например, «заголовок и текст в две колонки», «заголовок, текст и объект» и т.д. Нужный тип объекта можно выбрать, нажав на соответствующую кнопку на слайде.




В некоторых случаях слайд можно очистить от разметки и создавать любые его элементы при помощи меню ^ Вставка или кнопок на панели инструментов Стандартная и Рисование (вставка таблицы, диаграммы, организационной диаграммы). Чтобы добавить текст, можно использовать пункт меню ВставкаНадпись, после чего на слайде следует растянуть рамку, в которую будет водиться текст. Кроме того, текст можно вставить из Буфера обмена, предварительно скопировав его, например, из документа MS Word.

Работа с текстом в MS PowerPoint осуществляется при помощи меню ^ Формат и кнопок на панели инструментов Форматирование. Используя команды этого меню можно отредактировать параметры шрифтов, выравнивание текста, интервалы (расстояние между строками текста и между абзацами). Как уже упоминалось, текст в презентациях обычно представлен в виде списков, и отредактировать параметры списков также можно при помощи меню Формат. Отличительной чертой списков в MS PowerPoint является то, что они нередко бывают многоуровневыми. Повысить или понизить уровень списка можно с использованием панели инструментов Структура, на которой есть соответствующие кнопки . Для каждого уровня списка устанавливаются свои параметры шрифтов, отступы и маркеры.

Слайды презентации можно создавать с нуля, а можно, например, использовать материалы аналитических отчетов, созданных в формате MS Word. При переносе текста из одного приложения в другое проблем, как правило, не возникает. Однако при переносе таблиц нередко появляются трудности. Для того, чтобы перенести таблицу из документа MS Word в презентацию можно:

  • выбрать авторазметку «Заголовок и таблица», скопировать таблицу в документе MS Word, вставить ее на слайд презентации;

  • удалить авторазметку, скопировать таблицу в документе MS Word, вставить ее на слайд презентации.

Однако и в первом, и во втором случае таблица появляется на слайде в искаженном виде, что существенно увеличивает время на редактирование презентации. Чтобы этого не произошло для вставки таблицы целесообразно использовать функцию Специальная вставка меню Вставка, где следует указать, что нужно вставить Объект Документ Microsoft Office Word, выбрав соответствующий пункт из списка. В этом случае таблица появится на слайде в точно таком же виде, в котором она была представлена в документе MS Word, кроме того, для редактирования данной таблицы будут доступны все средства форматирования MS Word, доступ к которым можно будет получить двойным щелчком левой кнопки мыши на таблице.




По аналогии из документа MS Word можно вставлять и различные схемы, диаграммы, хотя для вставки диаграмм обычно бывает достаточно последовательно выполнить команды КопироватьВставить.

Работу по созданию презентации можно ускорить, настроив образец слайдов. Для этого нужно войти в меню ^ Вид, выбрать пункт ОбразецОбразец слайдов. Изменяя образец, можно модифицировать сразу все слайды презентации. Образец настраивается отдельно для титульного слайда и для остальных слайдов презентации. В образце содержатся следующие компоненты:

  • фон;

  • параметры форматирования шрифтов, заголовков, списков;

  • дополнительные объекты, размещаемые на заднем плане слайдов (например, логотип компании, стрелки перехода к предыдущему и следующему слайду);

  • поля, содержащие дату, номер слайда и текст нижнего колонтитула.

Все перечисленные компоненты можно редактировать на слайдах образца. Можно менять размеры и местоположение полей для заголовков, для прочих объектов, устанавливать рамки, создавать свое фоновое оформление, менять параметры шрифтов, маркеры для каждого уровня списков, дополнять слайды графическими объектами, повторяющимися на каждом из них и т.д. В последствии, работая с таким шаблоном, уже не будет необходимости редактировать заголовки, текст, беспокоиться об однородности оформления.

Презентацию, состоящую из нескольких слайдов, легко можно превратить в слайд-фильм. Для этого следует настроить переходы между слайдами, дополнить презентацию эффектами анимации.

Чтобы настроить переходы между слайдами, следует выбрать команду меню ^ Показ слайдовСмена слайдов. В области задач появится соответствующее диалоговое окно, где можно выбрать тип перехода, скорость перехода (медленно, средне, быстро), наличие сопутствующего звука, а также вариант смены слайдов – по щелчку или по прошествии определенного времени (если галочки стоят против обоих пунктов, то слайды можно сменять по щелчку раньше истечения указанного времени). Выбранные параметры можно применить ко всем слайдам, к одному слайду или к группе слайдов, выделенных предварительно.

В дополнение к переходам MS PowerPoint позволяет настроить анимацию объектов слайдов. Для этого нужно выбрать команду меню ^ Показ слайдовНастройка анимации. В области задач откроется соответствующее диалоговое окно. Для каждого объекта слайда можно настроить вход, выделение, выход и пути перемещения по экрану. Все выбранные эффекты анимации и их порядок будут отображаться в середине окна Настройка анимации. В этом же окне можно указать, как осуществить начало показа (по щелчку, с предыдущим, после предыдущего), скорость и направление движения. Кнопки позволяют менять очередность анимации выделенного элемента.

В режиме ^ Сортировщик слайдов можно просмотреть все настройки эффектов анимации ко всей презентации и отредактировать их, а в режиме Показ слайдов можно посмотреть презентацию в том виде, в котором она будет представлена зрителям. Однако следует помнить, что презентация по итогам социологического исследования является иллюстрацией к серьезному докладу, поэтому она не должна быть переполнена различными анимационными эффектами, отвлекающими внимание зрителей.

MS PowerPoint позволяет дополнять презентацию различными аудио- и видеофайлами, дает возможность записать звуковую дорожку, сопровождающую демонстрацию слайдов, позволяет настроить хронометраж презентации. Однако эти возможности являются уже дополнительными, и при необходимости могут быть изучены самостоятельно.

Нередко имеет смысл не только продемонстрировать зрителям презентацию на экране, но и снабдить их печатной версией слайдов. Чтобы распечатать слайды, следует выполнить команду меню ФайлПечать. В диалоговом окне Печать нужно указать, что конкретно подлежит печати:

  • слайды – печать слайдов по одному на каждой странице;

  • выдачи – на одну страницу выводится одновременно несколько слайдов (их количество указывается дополнительно);

  • заметки – на одну страницу выводится один слайд и сопровождающие его заметки;

  • структура – вывод на печать только структуры презентации.

При печати цветных слайдов нужно указать, в каком виде их выводить на печать: в цвете, в оттенках серого или в черно-белом варианте. Кроме того, можно вывести на печать один или несколько слайдов, напечатать несколько копий презентации.

Таким образом, качественно подготовленная презентация может выгодно дополнить аналитический отчет наиболее яркими иллюстрациями, позволяет получать информацию в структурированном и конкретизированном виде, что способствует ее более полному и адекватному пониманию, создает позитивное впечатление о проделанной работе. Кроме того, такая презентация помогает докладчику более полно и уверенно отразить содержание своего доклада.

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ


Анализ документов в социологии: Методическое пособие / Сост. Н.Н. Ивашиненко, А.А, Иудин, Ю.Ю. Клемятич, А.Е. Солдаткин. – Нижний Новгород: ННГУ, 2004. – 32 с.

Подготовка и защита дипломных, выпускных и курсовых работ: Учебно-методическое пособие / Сост. А.В. Курамшев, Л.С. Курносова, А.А. Иудин, Ю.Ю. Клемятич. – Нижний Новгород: ННГУ, 2006. – 62 с.






Дата конвертации23.10.2013
Размер481 Kb.
ТипДокументы
Разместите кнопку на своём сайте или блоге:
rud.exdat.com


База данных защищена авторским правом ©exdat 2000-2012
При копировании материала укажите ссылку
обратиться к администрации
Документы