Положение оделопроизводстве в Контрольно-счётной палате Калужской области icon

Положение оделопроизводстве в Контрольно-счётной палате Калужской области



Смотрите также:
  1   2


ПОЛОЖЕНИЕ

О делопроизводстве в Контрольно-счётной палате

Калужской области


одобрено решением коллегии

Контрольно-счётной палаты

от 24 апреля 2009 (протокол № 4, пункт 7)


Раздел 1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ


1.1. Настоящее Положение разработано в соответствии с регламентом Контрольно-счётной палаты Калужской области (далее – Регламент) и устанавливает правила и порядок работы с документами несекретного характера в Контрольно-счётной палате.

1.2. Положение является нормативным документом, регламентирующим организацию работы с документами в Контрольно-счётной палате.

1.3. Настоящее Положение распространяется на традиционное делопроизводство и на организацию работы с документами, созданными с помощью персональных электронно-вычислительных машин.

1.4. Соблюдение правил и порядка работы с документами, предусмотренными настоящим Положением, обязательно для всех сотрудников Контрольно-счётной палаты.

1.5. Ответственность за организацию делопроизводства в структурных подразделениях аппарата Контрольно-счётной палаты возлагается на руководителей подразделений, начальника отдела административного и хозяйственного обеспечения и руководителя аппарата Контрольно-счётной палаты в соответствии с их должностными регламентами.

1.6. Сотрудники Контрольно-счётной палаты несут ответственность за соблюдение требований настоящего Положения, сохранность служебных документов. Перед уходом в отпуск, выездом в командировку, а также в случае болезни, если исполнение документа невозможно отсрочить, документы передаются другому сотруднику по решению непосредственного руководителя.

По общему правилу сотрудники Контрольно-счётной палаты завершают работу по принятым к исполнению документам.

1.7. Переписка между структурными подразделениями аппарата Контрольно-счётной палаты за исключением случаев, предусмотренных общими правилами или настоящим Положением, не допускается. Вопросы, не требующие документального оформления, решаются в оперативном порядке.

1.8. Об утрате документа сотрудники немедленно докладывают непосредственному начальнику и руководителю аппарата. В пределах компетенции данные лица назначают служебное расследование, о результатах которого информируется председатель Контрольно-счётной палаты.

1.9. Передача документов Контрольно-счётной палаты или их копий работникам сторонних организаций допускается только с разрешения председателя Контрольно-счётной палаты.

1.10. Правила и порядок работы с секретными документами определяются специальными приказами Контрольно-счётной палаты.

1.11. Контроль и проверка исполнения документов осуществляются в соответствии с Положением «Об организации контроля за исполнением документов в Контрольно-счётной палате Калужской области».

1.12. С содержанием служебных документов могут быть ознакомлены только лица, имеющие отношение к их исполнению. Информация, раскрывающая содержание указанных документов, не подлежит разглашению (распространению) без разрешения Председателя Палаты или лица, его замещающего.

1.13. Настоящее Положение, а также изменения и дополнения к нему, вступают в силу со дня утверждения его в установленном порядке приказом Председателя Палаты.


Раздел 2. ВИДЫ СЛУЖЕБНЫХ ДОКУМЕНТОВ

^ И ИХ СОДЕРЖАНИЕ


2.1. К служебным документам относятся любые материальные носители служебной информации.

2.2. В Контрольно-счётной палате применяются следующие служебные документы:

2.2.1. Организационные документы:

- структура Контрольно-счётной палаты;

- штатное расписание;

- Регламент Контрольно-счётной палаты;

- положения и правила организации работы Контрольно-счётной палаты: служебный распорядок Контрольно-счётной палаты; положение о делопроизводстве в Контрольно-счётной палате; положение об организации контроля за исполнением документов в Контрольно-счётной палате; положение о порядке регистрации, формирования и оформления дел по итогам контрольно-проверочного мероприятия для передачи в архив Контрольно-счётной палаты; инструкция по организации и проведению контрольных мероприятий и т.д.;

- положения об инспекциях;

- положения об отделах;

- должностные регламенты и т.п.

2.2.2. Распорядительные документы:

- приказы;

- распоряжения;

- представления, резолюции и поручения.

2.2.3. Документы по личному составу:

- приказы по личному составу;

- личные дела, личные карточки ф. Т-2ГС;

- командировочные удостоверения и т.п.

2.2.4. Регистрационные формы:

- номенклатура дел;

- опись дел;

- акты об уничтожении документов;

- дела, документы и материалы в соответствии с утверждённой номенклатурой дел.

2.2.5. Информационно-справочные документы:

- информации и заключения Контрольно-счётной палаты;

- акты о результатах контрольных мероприятий;

- отчёты о результатах контрольных мероприятий;

- статистические данные об итогах контрольно-проверочной деятельности;

- служебные записки.

2.3. Вся служебная документация в Контрольно-счётной палате делится на три документопотока:

- входящие (поступающие) документы;

- исходящие (отправляемые) документы;

- внутренние документы (приказы, распоряжения и т.д.).


Раздел 3. ПРИЁМ, РЕГИСТРАЦИЯ И НАПРАВЛЕНИЕ

^ ПОСТУПАЮЩЕЙ КОРРЕСПОНДЕНЦИИ


3.1. Корреспонденция, поступающая в Контрольно-счётную палату, принимается, проходит первичную обработку и регистрируется специалистом по делопроизводству, исполняющим в соответствии с должностным регламентом обязанности секретаря (далее - секретарь).

Доставка корреспонденции в Палату может осуществляться средствами почтовой, фельдъегерской, факсимильной или электронной связи и нарочным.

3.2. Регистрации подлежат: входящие, исходящие письма, документы, подтверждающие исполнение договоров (счета, акты, счета-фактуры и др.), приказы, распоряжения, докладные (служебные) записки, соглашения и договоры о сотрудничестве, заключаемые Палатой с другими организациями, кроме документов, поступивших факсимильной связью.

Незарегистрированные документы, за исключением нерегистрируемой корреспонденции, к рассмотрению не принимаются.

Перечень нерегистрируемой корреспонденции приведен в приложении 4-5.


3.3. Первичная обработка корреспонденции включает:

- проверку правильности адресования, оформления и доставки, целостности упаковки;

- вскрытие упаковки, проверку наличия указанных вложений;

- составление актов об отсутствии документов или отдельных их листов, приложений, о повреждении документов, несоответствии номеров на конверте номерам вложенных документов (составляются только на документы, поступившие извне). Акты составляются в двух экземплярах, один из которых остается у секретаря, другой посылается отправителю;

- возврат ошибочно доставленной корреспонденции.

3.4. Конверты от поступивших документов уничтожаются, за исключением случаев, когда только по ним можно установить адрес отправителя, номер документа, дату его отправки и получения.

3.5. Документы, поступившие секретарю, систематизируются, группируются по корреспондентам и направляются по назначению в установленном порядке.

3.6. Регистрация проводится в день поступления документа. Процедура регистрации включает в себя присвоение документу регистрационного номера с записью в журнал или занесением в иную регистрационную форму с проставлением регистрационного штампа в правом нижнем углу первого листа документа.

Регистрационный (входящий) номер состоит из индекса по номенклатуре, порядкового номера и даты поступления.

Приложения к документам отдельно не регистрируются.

Корреспонденция с пометкой «Лично» не вскрывается и регистрируется по данным, имеющимся на конверте, после чего передается адресатам.

3.7. Регистрация поручений Председателя Палаты, заместителя председателя осуществляется секретарем в системе автоматизированного документооборота и делопроизводства «ibСадко» в день их подписания и включает в себя присвоение индекса по номенклатуре и порядкового номера.

Форма учетно-контрольной карточки поручений приведена ниже.





Текст резолюции (поручения) председателя Палаты, заместителя председателя заносится в учетно-контрольную карточку поручений.

Документы, прошедшие регистрацию, передаются по назначению в день их регистрации, срочная корреспонденция – незамедлительно.

3.8. Корреспонденция, адресованная Контрольно-счётной палате, председателю Контрольно-счётной палаты, передается председателю Контрольно-счётной палаты, в его отсутствие – заместителю председателя.

Результаты рассмотрения документов председателем Палаты, заместителем председателя Палаты, направляемых на исполнение, отражаются в резолюциях (поручениях), в которых указываются исполнитель или исполнители, содержание поручения, срок исполнения, ставится подпись руководителя, давшего поручение, дата.

Все последующие резолюции не должны искажать содержание поручения вышестоящего должностного лица, могут только уточнять, конкретизировать его содержание.

Документы, не требующие рассмотрения председателя Контрольно-счётной палаты (направленные лично сотруднику аппарата и т.п.), учитываются секретарём и направляются в соответствующие подразделения Контрольно-счётной палаты.

3.9. Передача зарегистрированного документа из одного подразделения аппарата в другое производится через секретаря с соответствующей перерегистрацией.

3.10. Журналы регистрации входящей корреспонденции хранятся у секретаря 1 год.

3.11. Все проекты исходящих писем за подписью председателя Палаты и заместителя председателя проходят лингвистическую экспертизу и визируются корректором.

3.12. Документы, поступившие секретарю по факсимильной связи (факсограммы), передаются адресатам.

В случае поступления в Палату оригинала документа, полученного ранее по факсимильной связи, ему присваивается входящий номер в соответствии с датой поступления оригинала.

3.13. Документы, поступившие в Палату по электронной почте, помещаются в электронный архив поступлений Палаты, после чего распечатываются и регистрируются принявшим их сотрудником. На бумажном экземпляре указывается дата получения документа, подпись лица, осуществляющего печать и регистрацию документа, в верхнем правом углу ставится отметка «электронная почта». Далее такие документы обрабатываются в установленном порядке.

3.14. Перечень должностных лиц, имеющих доступ к электронному архиву, определяется приказом председателя Палаты.





страница1/2
Дата конвертации23.10.2013
Размер0,54 Mb.
ТипДокументы
  1   2
Разместите кнопку на своём сайте или блоге:
rud.exdat.com


База данных защищена авторским правом ©exdat 2000-2012
При копировании материала укажите ссылку
обратиться к администрации
Документы